At holde et vellykket forretningsmøde indebærer ikke kun indholdet og medlemmerne af mødet, men også arrangementet af møblerne. For effektivt at arrangere et rum til et forretningsmøde, vil du overveje møtets funktion og skabe den rette atmosfære og arbejdsområde for produktivitet. Hvis værelset er velordnet til dit møde, vil medarbejdere kunne arbejde og fungere uden forstyrrelse eller distraktion for fuldt ud at udnytte den tilgængelige mødetid.
Elementer du skal bruge
-
Borde
-
stole
-
Præsentations tilbehør
-
Zip bånd
-
Gaffatape
-
Lamper
-
Sideborde, efter behov
-
Mad og drikkevarer
Overvej funktionen af rummet og placere tabeller i overensstemmelse hermed. Et diskussionsstil skal bruge en rundbordsstil ved at arrangere tabeller i en cirkel eller halvcirkel, så hver deltager kan se alle andre. Præsentationer kan bruge et styrerum med et stort rektangel eller placere mindre borde i rækker med hver deltager i samme retning.
Arranger dine siddepladser rundt om bordene i henhold til dit bordlayout ved hjælp af komfortable stole, der passer til længden af mødet. Hårde plaststole bør kun bruges til korte (timers eller mindre) møder for at holde medarbejderne fokuserede og komfortable. Placér to til tre ekstra stole til siden af rummet, hvis der er flere gæster end forventet eller en stol pauser.
Anbring rekvisitter som podier, flipover, projektorskærme eller præsentationsplakater i et tydeligt synligt område foran i lokalet, så hver deltager kan se det nemt. Hvis du bruger uddelinger eller mapper, skal du placere dem ved hver stol langs bordet eller sætte dem ud til siden for at distribuere senere i mødet. Lad ikke disse genstande forstyrre arbejdsområdet eller gøre det vanskeligt at flytte i rummet, såsom at stable dem på gulvet.
Sluk ringeren på alle telefoner i lokalet for at undgå forstyrrelser; Tag dog ikke stikket ud af telefonen for at tillade udgående opkald i tilfælde af en nødsituation. Hvis der bruges computere til mødet, skal du binde alle kabler med lynlister for at undgå at komme i klemme med fødderne og bånd eventuelle ledninger til gulvet, der løber over gangbroer.
Tilføj yderligere belysning ud over overhead belysning til rummet for at blødgøre atmosfæren og gøre længere møder mindre visuelt belastende. Indstil lamper på sideborde, hvor de ikke kommer i vejen eller blokerer visninger, men undgå stearinlys, der kan udløse blødt lys og duft, men kan udgøre en fare.
Opsæt et lille fødevareområde i et hjørne af rummet eller langs en mur nær døråbningen for at levere flaskevand, sodavand, kaffe eller snacks som f.eks. Cookies, brownies eller frugt og kødbakker. Hvis du bruger mad til lange møder, skal du undgå sukkerfødevarer og sørg for, at der er en skraldespand i nærheden af serviceområdet for at holde bordet rent og ryddeligt, når måltidet er overstået.
Tips
-
Hvis du har mulighed for at vælge mødelokalet, skal du prøve at finde et roligt værelse væk fra overskydende støj og distraktioner, mens du stadig gør mødelokalet praktisk til badeværelser i samme etage af bygningen.
Hvis det er muligt, skal du justere termostaten i lokalet til en behagelig indstilling, så de tilstedeværende ikke er for varme eller kolde, hvilket giver ubehag og distraktion, hvor de ikke vil være i stand til at fokusere på opgaven ved hånden.
