Enhver virksomhed, der sælger et produkt, har beholdning. Produkterne skal nøjagtigt prissættes for at maksimere overskuddet og være konkurrencedygtig overfor markeds rivaler. For at gøre dette skal værdien af produkterne og omkostningerne for at producere dem være kendt. Her er et kig på to metoder til registrering og sporing af denne vigtige information - de evige og periodiske opgørelsessystemer.
Opgørelse defineret
De fleste tænker på lagerbeholdning som levering af varer til rådighed, der tilbydes til salg. Selv om dette er sandt, er lagerbeholdningen også navnet på de forskellige konti, hvor revisor eller bogholder registrerer disse oplysninger. En forhandler, der køber færdige produkter og videresælger dem, kan have et relativt enkelt lager system; producenterne vil have mange flere konti til at spore værdien af igangværende arbejde og værdien af råmaterialer, der anvendes i produktionsprocessen.
Perpetual Inventory System
Med et evigt lager system registreres alle transaktioner på lagerregnskabet, når de sker. Kontosaldoen afspejler beholdningen på hånden til enhver tid. Den fysiske forsinkelse ved registrering af transaktionerne er alt, der adskiller balancen i kontoen fra at være i realtid. Med teknologiske løsninger som salgsscannere kan denne forsinkelse være meget lille. Fordi lagerantal og værdier opretholdes konstant, er der ikke behov for fysisk tælling af lager med det evige system.
Periodisk opgørelsessystem
Det periodiske system bruger flere konti til blandt andet at registrere salg, køb af nyt produkt og kundeopgørelser. Disse konti opretholdes indtil udgangen af opgørelsesperioden - som kunne være månedlig, kvartalsvis eller en anden tidsramme, der er fastlagt af virksomheden - derefter afstemt med lagerregnskabet. På det tidspunkt nulstilles transaktionskontiene som forberedelse til den næste opgørelsesperiode. Et periodisk opgørelsessystem kræver også et fysisk antal lagerbeholdninger i slutningen af perioden. Eventuelle nødvendige tilpasninger til lagerkontoen foretages, og perioden er færdig.
Regulatory Oversight
Beholdning er et aktiv, ligesom kontanter og fast ejendom. Ligesom andre aktiver kan inventar manipuleres af skrupelløse ledere. Sarbanes-Oxley Act fra 2002, der blev vedtaget som reaktion på tidenes offentlige regnskabskandaler kodificerede kravet om, at de oplysninger, der blev udgivet af et selskab, være korrekte i alle væsentlige henseender. Virksomheder skal verificere, at de interne kontroller er på plads, og at alle regnskaber er korrekte. Sanktioner er fastsat for manglende overholdelse. Handlingen har stort set genoprettet tilliden til nøjagtigheden af de oplysninger, der er tilgængelige for potentielle investorer.
Hvordan man vælger
Den væsentligste faktor ved at bestemme, om det periodiske eller evige system skal anvendes, er virksomhedens evne til at registrere salgsdata som det sker. Teknologi gør dette mere sandsynligt end nogensinde før, så mange virksomheder vælger det evige system. Et selskab, der af en eller anden grund ikke er udstyret til at gøre dette, kan vælge det periodiske system. I begge tilfælde er reglerne for lagerregnskab underlagt gældende lovgivning og regnskabsstandarder, kendt i USA som almindeligt anerkendte regnskabsprincipper (GAAP).
