Et regnskabsinformationssystem giver nøjagtig og rettidig finansiel information til intern administration. Mens disse systemer kan omfatte papirmanualer og ledgers, er de fleste systemer i nutidens forretningsmiljø bygget på regnskabsmæssige programmer eller applikationer. Disse systemer giver økonomiske eller operationelle rapporter for virksomhedsejere til at træffe beslutninger. Et regnskabsinformationssystem kan også integrere og opfylde afdelingsmæssige og virksomhedsmæssige mål.
Central Information Collection
Regnskabsinformationssystemer indsamler oplysninger til forskellige formål i en virksomhed. Store organisationer bruger ofte dette system til at samle og organisere finansiel og anden information fra flere forretningsdivisioner eller divisioner. Et regnskabssystem kan også gavne organisationer med flere nationale eller internationale placeringer. Dette system giver mulighed for elektronisk overførsel af information fra mange kilder til en central placering, hvor revisorer samler og behandler disse data. Nogle systemer kan også samle oplysninger i et realtidsformat.
Kontrol og saldi
Regnskabsførere og tilsynsførere bruger et regnskabsinformationssystem til at adskille opgaver og sikre, at kontroller er på plads til forskellige regnskabsfunktioner. Betalingspligtige, tilgodehavender, lønningsliste, afdelingsmæssige finansielle data, anlægsaktiver og indkøb af hvert arbejde i separate moduler i et avanceret regnskabssystem og kræve individuelle behandlingsprocesser og procedurer. Hver enkelt af disse moduler sender summariske data til hovedboksen, men giver mulighed for systemkontrol og balance undervejs. Rapporter kan genereres fra individuelle moduler for at sikre dataens nøjagtighed, inden de videreføres til en virksomheds hovedbog.
Forbedring af arbejdsstrømmen
Forbedring af arbejdsstrømmen i de enkelte afdelinger får ofte et boost ved gennemførelsen af et regnskabssystem. Afdelinger uden for regnskabsaflæggelsen skal forstå, hvordan kritisk information behandles gennem selskabets interne finansielle informationssystem af forskellige årsager. Kildedokumenter - fx fakturaer, indkøbsordrer, medarbejderudgiftsrapporter, tidskort til indbetaling af lønningslister, regninger og formularer til formueoptagelse - skal alle finde vej fra ophavsmanden til regnskabsafdelingen.
Afhængigt af softwaren kræver regnskabssystemet en række oplysninger til forskellige dele af processen manuelt ind i systemet. Dette bestemmer ofte arbejdsstrømmen fra andre afdelinger med hensyn til behandling af økonomiske data. Procedurer og processer, der klart afgrænser de nødvendige oplysninger, trinene til at behandle denne information og godkendelsesprocessen, bidrager til at reducere overflødigt arbejde og sikre, at regnskabsafdelingen har de nødvendige godkendelser til at behandle finansielle data.
