Der er tidspunkter, hvor du og dine medarbejdere har brug for et par dollars i kontanter til at betale for mindre forretningsomkostninger. Du skal måske købe et par kontorartikler, betale for en kage på en fødselsdag eller bare finde en lille ændring til en parkeringsmåler, for eksempel. De fleste virksomheder bruger små penge til dette, overvågning af betalinger i en mindre penge bog. Du bliver nødt til at nominere en mindre pengeforvalter, typisk en revisor, bogholder eller anden tilsynsførende til at overvåge operationer og indsamle indtægter, hvis det er nødvendigt. Hver medarbejder, der ønsker at foretage et køb, bør gennemgå denne repræsentant, snarere end at lade kassa eller tin stå åben for hver medarbejder.
Køb en rulet notesbog - en lille notatbog i tidsskriftstørrelse kan være den bedste, da den kan passe i småkassen. Label notebook'en med startdatoen, firmanavnet og kontaktoplysningerne "Hvis mistet kontakt". Tegn tre lodrette linjer ned på den første side af notebook'en. Mærk de fire resulterende kolonner Dato, Køb, Beløb og Balance. Du kan fortsætte dette i hele notebooken, når du starter småbogen eller stoler på den person, der starter en ny side for at fortsætte formatet.
Angiv startbalancen på egen linje med den registrerede dato. Under kolonnen Indkøb skal du kalde den Startsaldo. Det første køb registreres på den anden linje.
Sæt startmængden af små penge i æsken eller tin sammen med notebook'en.
For at foretage et køb skal medarbejderen foreslå revisor eller leder hvad han har brug for og hvorfor. Revisor eller leder kan acceptere eller afvise ideen. Hvis accepteret, får medarbejderen adgang til småbogen og boksen eller tin.
Har medarbejderen indsendt en kvittering, når han har købt. Opbevar alle kvitteringer sammen, fastgjort med et klip, i småkassen eller i boken. Fjern kvitteringer hver måned og fil.
Tilføj ekstra kontanter til børnefonden ved at trække fra selskabets konto. Den lille pengeovervågningsmand, som en revisor eller en leder, bestemmer, hvor meget der skal opbevares i små penge, typisk under $ 100.
Tips
-
Hold småbogen bog og boks eller tin på et sikkert sted, såsom revisorens eller lederens kontor eller kabinet. Forlad det ikke i et fælles område, som f.eks. Frokostrummet eller mødelokalet. Hold småkøbskøb små, for udgifter som porto, parkeringsmåler eller festforsyninger.
Advarsel
Anmærk ikke store køb i småbogen. Disse bør redegøres for i hovedkassen.
