Ikke-statslige organisationer (NGO'er) er involveret i hele verden i de forskellige sektorer inden for sundhed, landbrug, uddannelse, udvikling og økonomi. Derfor kræver de dokumentation i form af forslag, rapporter, casestudier eller procesdokumenter, der kan hjælpe med deres daglige funktion. Der er nogle grundlæggende retningslinjer for, hvordan man skriver dokumentation for ngo'er.
Casestudier
Identificer det problem, du har til hensigt at undersøge. Konstruer en skabelon, der vil guide dig igennem hele skriveprocessen, samt forbedre, hvordan dokumentet ser ud og læser.
Bestem en unik titel, der er attraktiv for læseren.
Udforsk problemet, herunder årsager, effekter og teori. Giv så mange baggrundsoplysninger som muligt.
Diskuter den mulige løsning. Forklar, hvordan du nåede løsningen såvel som de metoder, der blev anvendt i undersøgelsen.
Beskriv fordele, som din casestudie har til formål at fremhæve.
Projektforslag
Skriv titlen. Sørg for, at det svarer til de aktiviteter, der er planlagt i projektforslaget.
Beskriv din ngo's profil. Medtag tidligere relevant erfaring samt detaljer om organisationsstrukturen. Forklar, hvorfor ngo'en skal finansieres og hvordan donorens penge skal bruges.
Beskriv hvordan problemet blev identificeret, enten gennem interviews, undersøgelser eller casestudier.
Arbejdet med projektets mål og den foreslåede aktivitet - her angiver arten af den foreslåede aktivitet, det umiddelbare mål og forventede fordele fra projektet.
Skriv projektstrategien. Inkluder rollen som din NGO eller din NGO's forhold til andre NGO'er.
Skriv om teknisk gennemførlighed. Beskriv din ngo's tekniske ekspertise eller den tekniske assistance, der kræves af donorprogrammet.
Skriv de forventede resultater. Angiv hvilken indflydelse projektet vil have på din NGO, donor og samfund. Fortæl, hvordan projektet vil blive overvåget og evalueret.
Skriv budgettet. Giv en fortællende beskrivelse af budgettet med angivelse af den forventede samlede projektomkostning samt det beløb, der anmodes om fra donoren.
Rapporter
Skriv titlen. Sørg for, at titlen afspejler det, du har gjort.
Skriv et abstrakt på ca. to afsnit eller 250 ord. Det skal indeholde formålet med rapporten.
Skriv introduktionen. Sørg for, at introduktionen indeholder det problem, du forsøger at løse, om problemet er løst og udfordringerne står overfor.
Skriv problemopgørelsen med angivelse af, hvordan du identificerede problemet. Giv en erklæring om din fortid, relateret arbejde.
Arbejde på det tekniske afsnit. Giv skitser af hvert afsnit i begyndelsen af hvert afsnit.
Arbejde med resultaterne. Resultaterne skal præsenteres ved hjælp af tabeller og grafer. Giv en erklæring om dit fremtidige arbejde.
Angiv dine hovedpunkter i konklusionen, f.eks. Hvordan samfundet har haft gavn af dit arbejde.
Processdokumenter
Identificer de opgaver og delegationer, som du skal medtage i procesdokumentet, da hovedformålet med et procesdokument er at give en klar og kortfattet beskrivelse af, hvordan ngo'en fungerer.
Udvikle procesmodellen. Her arrangerer de enkelte opgaver og delegationer i en enkelt hierarkisk struktur.
Beslut om niveauet af detaljer. Nærmere oplysninger om hver aktivitet bør omfatte, hvorvidt de tildelte opgaver var afsluttet.
Identificer de enkelte processer, der udgør de opgaver, du har identificeret. Opdele operationer i håndterbare klumper. Hver "chunk" skal have et detaljeringsniveau.
