Et bud til solicitation vil introducere dig som budets ophavsmand og opfordre potentielle respondenter til at lære mere. Brevet vil opsummere og overføre de materialer og anvisninger, der er nødvendige for at reagere på din invitation til at byde. Du fortæller dine læsere, hvem du er, hvad du søger, og hvordan du vil besvare tilbudsgivers spørgsmål. De vil opdage, hvordan du vil modtage bud, og hvad er din tidslinje. Mens budsøgningsbreve ofte vedtages kortfattet, tabelformat og memoformater, kan du bruge et formelt brev til at præsentere et resumé af din budgivningsproces og fremhæve sine nøglepunkter.
Invitere læsere til at indsende budforslag, der overholder dine vedlagte buddokumenter. Dine buddokumenter kan indeholde en beskrivelse af evalueringsprocessen og budgiverinstruktionerne, der angiver formatet og substansen af materialet, der skal indsendes. De kan også indeholde de vilkår og betingelser, som budgiverne forventer i en kontrakt, samt en detaljeret beskrivelse eller specifikationer for de tjenester eller varer, du søger. For dine læseres vejledning, angiv en liste over de buddokumenter, du har vedlagt dit brev.
Identificer dig selv som bud advokat. Kort introducere din virksomhed med et overblik over din mission, placering og hjemmeside. Angiv også navn og kontaktoplysninger for læserenes kontaktpunkt for alle spørgsmål i forbindelse med budsøgningen. Det kan være dig eller en anden, du til hvem du har delegeret styring af budgivningsprocessen.
Beskriv det forsøg, som du søger bud på. Tilbyde sådanne oplysninger som virksomhedens beliggenhed, budget, omfang og størrelse. Diskuter, hvordan bestræbelserne passer inden for dine store billedmål og -mål.
Præsentér din tidsplan for hele budprocessen. Angiv dine frister og steder for modtagelse af hensigtserklæringer, spørgsmål og budforslag. Angiv datoer for eventuelle planlagte budrelaterede begivenheder, såsom et forudbudsmøde, budåbning og offentlig kortliste, udvælgelses- eller prismøder.
Henvis læserne til dine vedlagte budgiver instruktioner for detaljerede anvisninger om, hvad de skal indsende og i hvilket format. Understrege, at der lægges stor vægt på foreskrevne formater og krav og nævner muligheden for buddiskvalifikation i tilfælde af manglende overholdelse. Angiv klart grundlaget eller kriterierne for tildeling af buddet og eventuelle andre oplysninger, som du gerne vil fremhæve, f.eks. Antallet af krævede kopier og hvordan budene skal forsegles, pakkes og mærkes.
Gentag din invitation til at byde, og tak derefter læseren for hans interesse. Luk formularen og underskriv derefter dit navn og din titel.
Tips
-
Budanmodninger kan blive komplekse. Rådfør dig med en advokat, inden du færdiggør dit buds opfordringsbrev og pakke. Prooflæse dit brev til grammatik og stavefejl.
Blokformér dit brev og tryk det på dit brevpapir.
