En forretningsplan er en skriftlig beskrivelse, der angiver, hvordan funktionerne i forretningsaktiviteterne håndteres. Det beskriver procedurerne i driftsaktiviteterne, de anvendte processer og medarbejdernes ansvar i hver afdeling. Disse planer er skabt for at øge effektiviteten i forretningsprocesserne. En driftsplan er en standardafdeling, der er inkluderet i de fleste virksomheds forretningsplaner. En driftsplan for kundeservice beskriver de procedurer, der forventes for arbejdere i denne afdeling. Denne plan fremmer effektivitet i kundeservice og bør revideres ofte for at sikre, at den fungerer effektivt.
Gennemgå kundeservice medarbejdere. God kundeservice begynder med kundeservicerepræsentanter, der er aktiver til virksomheden. For at være en god kundeservicerepræsentant skal en person have begejstring og være udadvendt og venlig. Han skal også have problemløsningskompetencer og være i stand til at være empatisk med kunderne. En driftsplan, der indeholder arbejdstagere, der ikke passer til disse krav, vil ikke være så effektive som muligt. Hovedformålet med kundeservice er at holde kunderne glade. For at forbedre driftsplanen for dette er gennemgang af kundeservice medarbejdere afgørende.
Opret træningsprogrammer. Effektiv kundeservice kræver ordentlig træning for repræsentanterne. Ved at oprette og gennemføre nødvendige træningskurser, er medarbejderne uddannet i de korrekte procedurer til håndtering af kundernes opkald, spørgsmål og klager. Kyndige medarbejdere producerer bedre resultater. En virksomheds driftsplan skal indeholde detaljer om tilgængelige uddannelsesprogrammer og arbejdstageres krav. Hvis planen ikke gør det, skal disse tilføjes som et forsøg på at forbedre resultaterne af alle kundeservicerepræsentanter.
Tillad beslutninger, der skal træffes af visse medarbejdere. Ikke alle medarbejdere bør nødvendigvis have tilladelse til at træffe yderst hårde beslutninger, men ved at tillade nogle af dem denne myndighed, får medarbejderne selvtillid. Medarbejderne bør mærke, at deres beslutninger er vigtige og værdifulde. En driftsplan skal indeholde en procedure vedrørende medarbejderbelønninger. Når kundeservicemedlemmer træffer en god beslutning med en kunde, skal medarbejderen lykønskes eller anerkendes på en eller anden måde for at tilskynde medarbejderen til fortsat at finde gode beslutninger med kunderne.
Udvikle kundefeedback. Feedback fra kunder er en vigtig mulighed, som virksomhederne skal udnytte. Handlingsplanen skal sige, hvordan feedback er modtaget, og bør forklare, hvordan feedbacken behandles. Mange virksomheder registrerer og overvåger al feedback. Feedbacken analyseres og bruges til at gøre forbedringer i organisationen.
