Af og til er der tidspunkter, hvor man kan visualisere, hvordan noget er gjort, gør det lettere at forstå. Procesflowdiagrammer identificerer hvert trin i en proces i en skriftlig form, der ligner et kort. Process flow diagrammer kan være særligt nyttige, når organisationer ønsker at strømline workflow. Flowchartet giver beslutningstagere mulighed for at identificere hvert trin i processen og også se interaktionen af trinene. Process flowcharting er noget, der kan opnås i enhver organisation.
Elementer du skal bruge
-
Mødeplads
-
Papir
-
Blyanter
-
Hvid bord med markører
-
"Post det type" noter
-
Ordbehandlingssoftware
-
Flowchart software
Saml holdmedlemmer i et roligt møderum. Rummet skal være stort nok til, at holdmedlemmerne kan bevæge sig rundt, tilstrækkeligt afsondret, så diskussionen ikke påvirker resten af kontoret og har et hvidt bord til at vise procesflowet som det diskuteres. Hvert holdmedlem skal også have papir / blyant og "post it type" noter.
Informer teamet om processen for at blive flow-chartet. Hold holdet brainstorm alle trin i processen. Skriv trinene på det hvide bord. Du skal ikke bekymre dig om, hvilke trin der kommer først eller sidst - skriv bare ned hvert trin i processen. Når alle trin i processen er angivet, kom til konsensus med holdet om at hvert trin er nedskrevet. Skriv hvert trin ned på en enkelt "post it type" note. Slet det hvide bord.
Bestem hvilket trin der starter processen. Stik det trin på brættet længst til venstre. Bestem hvilket trin der afslutter processen. Stik det trin på højre side af brættet. Bestem det andet trin i processen og læg det lige til højre for trin et. Fortsæt denne proces med hvert trin, indtil alle trin i processen er placeret i deres rækkefølge fra det første trin til venstre til det sidste trin i højre side. Denne proces vil normalt tage nogle give-and-take blandt holdmedlemmerne for at nå til enighed.
Tildel passende symboler til hvert trin i processen. Et ovalt symbol bruges i begyndelsen og slutningen af processen. Skriv en oval over "post-it type" notatet på første og sidste trin i processen. Hver efterfølgende handling er identificeret med kvadratet. Hver beslutning er identificeret med en diamant. Kom til konsensus med hvert teammedlem om, hvilken type symbol der foregår på hvilken note. Når du er færdig, tegner du linjer fra hver note til den næste notat i processen.
Analysér flowdiagrammet. De fleste processer kan gøres mere effektive, når processen kan ses på et diagram. Kontroller, om der er flere trin eller unødvendige arbejdsgangstop, f.eks. Godkendelser fra ledere eller unødvendige omskrivninger.
Brug tekstbehandlingssoftware eller flowdiagramsoftware til at lave en permanent kopi af workflowprocessen. Gem procesflowdiagrammet som udgangspunkt for fremtidige processtrømforbedringer.
