Programstyring er processen med planlægning, overvågning, kontrol og evaluering af flere projekter. Alle projekter er kombineret i en portefølje i et programledelseskontor, der overvåger, hvordan hvert projekt kan knyttes eller relateres, omkostningerne ved hvert projekt og også risici, som er involveret i hvert projekt. Inden for programstyring er output eller slutresultat af hvert projekt et hovedfokus. Evaluering af programstyringsudgange bidrager til fremtidig planlægning, der er nødvendig for at sikre, at de rigtige projekter udvælges i en portefølje for at maksimere organisatoriske præstationer.
Administrere projekter
Et formål med programstyring er at styre en række relaterede projekter. Som sådan kan projekter planlægges på samme tid eller ved forskellige tidsintervaller. Et programledelseskontor er ansvarlig for at forbinde strategier for hvert af projekterne til handlinger, der muliggør kontinuerlig forbedring inden for programstyring samt en sammenhæng i praksis og procedurer. At give styring i programstyring er meget vigtigt i administrationen af programmer. Af denne grund fokuserer Projektledelsesinstituttet på styring af programstyringsområdet.
Håndtering af ressourcer
Et andet objekt i programstyring er at effektivt og effektivt administrere ressourcer. Dette omfatter ressourcer, som både er interne og eksterne til et program. Ifølge Project Management Institute er stakeholder management integreret i programledelsesressourcerne. Interessenter er programledelsesmyndigheder, ledere og slutbrugere eller kunder. Uden total deltagelse af interessenter vil programstyring mislykkes. Forvaltning af ressourcer er nødvendig, fordi programmerne kan være globale og består af komplekse aktiviteter eller opgaver, der ofte involverer forskellige kulturer og geografiske regioner.
Kontrolrisici og projektomkostninger
Andre mål for programstyring er at kontrollere projektrisici og projektomkostninger ved at foretage en risikoanalyse. En risikoanalyse består i at identificere, analysere og prioritere risici for at tilvejebringe realisering af fordele i et program. Identifikation af risici kræver dokumentation af kendte, aktuelle begivenheder, som påvirker projektets omkostninger, tidsplan eller overordnede præstationer samt dokumentation for hændelser, der kan opstå i den nærmeste fremtid i løbet af projektets livscyklus. Risikovurdering muliggør en plan for at afbøde strategier ved at beskrive, hvordan risici kan minimeres, elimineres, undgås eller overføres til en anden kilde. Når risici prioriteres, er omkostningerne til hvert projekt inden for et program konfigureret til at sikre, at projekterne ligger inden for en organisations budget.
