Møde minutter er en oversigt over alle vigtige oplysninger, der drøftes, og eventuelle beslutninger, der træffes under et forretningsmøde. Normalt registrerer en udpeget minut-taker mødet på papir eller en bærbar computer. Møde minutter sikrer, at intet af betydning, der er sagt i et møde, er glemt, og forhindre enhver fremtidig uenighed om, hvad deltagerne sagde. Møderminutter er også nyttige for personer, der ikke kunne deltage i et møde. Sørg for, at du optager alt ordentligt ved at følge nogle retningslinjer for mødemøder.
Indsamle oplysninger fra værten, såsom navnene på alle medarbejdere, formålet med mødet og mødet dagsorden, inden mødet begynder. Dette hjælper dig med at følge med i diskussionen. Du kan koncentrere dig om at tage en minut, hvis du ikke er en stor deltager i mødet. Bekræft din rolle med værten, hvis du er usikker.
Lyt omhyggeligt, så snart mødet begynder. Undgå at medføre distraktioner som mobiltelefoner, eller hvis du bragte en bærbar computer, kontrollerer din e-mail eller surfer på internettet. Hold fokus på diskussionen ved hånden.
Optag kun hovedpunkter. At skrive ned hver eneste detalje er umuligt og unødvendigt. Bestem hvad der er vigtigt ved at overveje formålet med mødet. Optag alle meninger eller forslag, der er stemt, spørgsmål er uenige og beslutninger truffet.
Omskrive når det er muligt. Skriftlige erklæringer er ikke nødvendige, og det tager for meget tid. Parafrasering viser, at du forstod, hvad deltagerne diskuterer.
Tal dine sider, hvis du skriver med pen og papir, for at undgå at blande papirer.
Stil spørgsmål, når det er nødvendigt. Vær ikke bange for at holde pause eller holde op på mødet, hvis du skal kontrollere, hvad nogen sagde.
Stil spørgsmål umiddelbart efter mødet, mens informationen stadig er frisk i dit sind, hvis du har brug for at afklare et problem for kompliceret at komme op under mødet.
Skriv så objektivt som muligt. Som en minut-taker er din rolle ikke at give din mening eller censor diskussion, men snarere at uformelt opsummere, hvad der blev sagt.
Tjek dine noter for stavning, tegnsætning og klarhed, når du gennemgår dem senere. Skriv en god kopi, før du distribuerer protokollen til de nødvendige personer.
