Virksomheder bruger mange penge på mange ting, men hver bekostning falder normalt i en af to kategorier: driftsudgifter og investeringsudgifter. Forskellen koger ned til de daglige udgifter vs. langsigtede investeringer. Fordi disse udgifter behandles forskelligt i regnskabet og under skatkoden, opretholder de fleste virksomheder separat kapitalbudget og driftsbudgetter.
Typer af udgifter
En kapitaludgift er penge brugt til at erhverve et aktiv, som tilføjer værdi til virksomheden. Med andre ord er kapitaludgifter investeringer. Når et firma køber en bygning, for eksempel eller et udstyr, er det en kapitaludgift. En driftsudgift er derimod penge til at drive firmaet dag til dag. Arbejdstagernes løn er f.eks. Driftsomkostninger. Inden for erhvervslivet er disse begreber ofte forkortet som CapEx for investeringsudgifter og OpEx for driftsudgifter.
Eksempel
Sig et firma har brug for en kopimaskine. Omkostningerne ved selve maskinen er en kapitalkostnad. Når først kopien er købt, går kopimaskinen til virksomhedens balance som et aktiv, hvilket betyder, at når det kommer tid til at tilføje den samlede værdi af virksomheden, stiger denne værdi uanset kopimaskinen er værd. Udgifterne til elektricitet til at køre kopimaskinen og papir og toner, der går i at lave kopier, er driftsomkostninger. I balancen er driftsomkostninger i det væsentlige forpligtelser, da selskabets samlede værdi reduceres med det skyldige beløb for driftsudgifter.
Gør et valg
Nogle udgifter kan enten være kapital eller operationelle, afhængigt af hvordan et firma ønsker at håndtere dem. Bernard Golden fra "CIO", et magasin for virksomhedsledere, der overvåger informationsteknologi, bruger eksemplet på et datalagringscenter. Et selskab kunne købe en gruppe af computer servere til at håndtere sine data og derefter opbygge en bygning for at huse dem. I så fald ville datacentret være en kapitalomkostning, og omkostningerne ved at køre den ville være operationelle. Eller det kunne leje plads på servere vedligeholdt af et separat firma. I så fald vil datacentret udelukkende være en driftsomkostning.
Skattebehandling
Det amerikanske skattesystem behandler kapital- og driftsomkostninger forskelligt. Driftsomkostninger er generelt fradragsberettigede fra selskabets skattepligtige indkomst i det år, udgifterne betales. Kapitaludgifter skal derimod "kapitaliseres", hvilket betyder, at et selskab skal sprede fradraget over flere år. Dette afspejler den måde, hvorpå virksomheder normalt behandler kapitalkostnader i deres eget regnskab - som en omkostning spredt ud over aktivets levetid, tages ikke alle på én gang.
