Informationsstyring er en meget vigtig del af videnorienterede virksomheder i det 21. århundrede. Informationsstyring gør det muligt for organisationer at være mere effektive ved at dele informationen i hele virksomheden. Dette beder en organisation om at fungere som et hold, hvor hvert medlem har adgang til andres videnbase. Informationsstyring er dog sjældent problemfri. Typiske udfordringer er at indsamle informationen, gøre den tilgængelig og sikre, at den bruges.
Indsamling af oplysninger
Uden at indsamle oplysninger er det umuligt at dele det. Oplysninger kan indsamles på forskellige måder. I detailvirksomheder rapporteres salgstal fra de enkelte butikker tilbage til virksomhedens hovedkontor, som kan dele disse oplysninger med alle filialer. Dette kan hjælpe de enkelte detailforretninger med at forstå trends i forbrugernes efterspørgsel. I den professionelle servicesektor er det almindeligt for medarbejderne at udfylde spørgeskemaer om det arbejde, de udfører og deres kunders behov. Det vigtige er at sikre, at de indsamlede data er både relevante og præcise.
Gør information tilgængelig
At stille information til rådighed er en udfordring, som ofte skaber problemer for organisationer. Det er en ting at indsamle oplysninger, men helt andet for at gøre det bredt tilgængeligt. En teknik er ved at øge personlig kommunikation gennem brug af interdepartmentale teams. Dette opfordrer folk til at dele deres personlige viden med andre. En anden metode til at dele information er gennem teknologi. Databaser kan give information til personer på tværs af en organisation. Dette gør det muligt for et internationalt selskab at få adgang til detaljer om markeder over hele verden. Databaser involverer imidlertid betydelige finansielle investeringer for at være vellykkede.
Sikring af at information bruges
Hvis oplysningerne indsamles og stilles til rådighed, sørger den eneste tilbagevendende udfordring for at få adgang til og bruge dem. For at sikre at information er tilgængelig, er det bedst at udvikle informationsudvekslingsteknikker, der er enkle og nemme at bruge. En database, for eksempel, skal være brugervenlig. For at sikre, at information faktisk bruges, er det vigtigt at vise medarbejdere, at der er konkrete fordele ved at bruge den tilgængelige information.
