Mange virksomheder, der ikke er kontantbaserede, bærer kundefordringer i deres bøger. Dette er beløb, som kunder skylder firmaet og normalt indregnes som indtægter i resultatopgørelsen. Denne proces kan være udfordrende, og ofte modtages penge, som ikke let kan anvendes på en kundekonto. Procedurer på dette område angiver teknikker for at gøre dette arbejde mere strømlinet og mindre tidskrævende.
Procedure 1: Depositum
Indbetaler alle checks og modtagne kontanter, selvom de ikke kan identificeres med kunder i kundefordringssystemet. Behandle kreditkortbetalinger straks også. Du kunne lave en notat i depositumssedlen vedrørende den uidentificerede check for at dokumentere situationen. Kopier af indskudssedler er normalt tilgængelige online, men ikke indbetalingsposterne. Lav kopier af de genstande, der ikke kan identificeres med det samme, og arkiver dem efter modtagelsesdato.
Fremgangsmåde 2: Forskning
Pick up filen med de ældste elementer og arbejde på dem først. Prøv at finde lignende navne i systemet; Kundens navn kunne have været stavet stavet. Du kan søge i alle åbne fakturaer, der matcher betalingsbeløbet eller en anden særlig detaljeret om betalingen. Nogle regnskabsafdelinger har filer på uidentificerede genstande, der er blevet løst, så hvis du modtager en anden check fra samme kunde, behøver du ikke spilder din tid med identifikationsproblemer.
Procedure 3: Kontakt salgsafdeling
Kontakt salgsafdelingen medarbejdere og spørg om betalinger, der ikke kan matches i systemet. Da fordringerne stammer fra salgsafdelingen, vil salgsmænd sandsynligvis huske salget og være i stand til at give dig nogle nyttige oplysninger.Pengene kunne være til en forskud på et salg, der endnu ikke er anerkendt, og hvis det er tilfældet, skal salgsafdelingen oprette fordringer i systemet. Hvis du finder ud af, at der er modtaget midler til et salg, der ikke er forbundet med salgsafdelingen, skal du meddele den involverede afdeling og regnskabsføreren.
Fremgangsmåde 4: Specifik konto
Opret en specifik hovedbogskonto til brug for uidentificerede tilgodehavender. Denne konto oprettes ofte som en forpligtelse med en kreditbalance. Når du modtager en ukendt betaling, debiterer du kontanter og krediterer den uidentificerede tilgodehavende konto. Når du har identificeret, hvilken kunde du vil anvende pengene til, kan du vende om journalposten og indtaste dataene i modtagermodulet. Alternativt kan du bruge et kreditnota til at kreditere tilgodehavender og at nulstille forpligtelsen.
Procedure 5: Kontakt kunden
Hvis en tilgodehavende ikke kan findes inden for salgsafdelingen, er det næste trin at kontakte kunden og forsøge at få oplysninger om salget. Nogle gange kan en småvirksomhedsejer bruge sit eget navn til salget, men betaler med en forretningskontrol, som ikke kan matches med nogen konto. Hvis et telefonnummer ikke står på checken, skal du muligvis bruge internettet til at finde kontaktoplysninger. Sørg for at få checken eller en kopi af checken foran dig, når du taler til kunden for at give dig mulighed for at give så mange oplysninger som muligt.
Procedure 6: Ny tilgodehavende
Hvis du efter en rimelig frist stadig ikke kan finde kunden i dit system, skal du anmode controller om tilladelse til at oprette en ny tilgodehavende i systemet, tilføje en note om situationen og anvende checken til denne nye konto. Afhængigt af mængden af checken er det ikke værd at bruge mere end en time eller så på at forsøge at anvende midlerne på den relevante konto. Hvis du har for mange af disse ting, skal du mødes med salgsafdelingen for at finde ud af, hvad der ligger bag dette problem og forsøge at rette op på det.
