Procedure manualer er et vigtigt dokument for virksomheder af enhver størrelse.Procedurhåndbogen er "vejledningen", der giver ensartethed og konsistens i forbindelse med de daglige opgaver i forbindelse med driften af en virksomhed. Indholdet afhænger af hvilken type procedurehåndbog der er udformet. Operationer er standardiserede, beslutninger er nemmere at lave, tilbyder kvalitetskontrol og ansvarlighed.
Udvikling af procedurhåndbogen
Identificer formålet med din procedure manual. Overvej de problemer og mål, der skal medtages i din manual. Indsamle de oplysninger, der kræves for at skrive din procedure manual, herunder lovlige, sikkerhedsmæssige og andre problemer i forbindelse med din branche.
Skriv proceduren manuelt udkast, der begynder med et omrids. Emner kan indeholde "Formål", "Referencer", "Vilkår", "Politikker", med en indholdsfortegnelse og forsiden. Brug klart og præcist sprog, afklar vilkårene, hvor det er nødvendigt, skitsere de forventede resultater af procedurhåndbøgerne.
Gennemgå procedurhåndbogen med de personer, den påvirker, og andre involverede i gennemførelsen. Sæt manualen til forsøgsbrug af en person, der ikke var involveret i udviklingen. Identificer de svage områder, behov for forbedringer og huller.
Omskriv proceduren manualen baseret på prøve brug og notater lavet. Bevis for den endelige tekst for fejl og udeladelser. Indsend til godkendelse, hvis det kræves. Indstil en anmeldelse dato for at gennemgå og foretage opdateringer til proceduren manual.
Indsend procedurhåndbogen til udskrivning. Gennemfør procedurhåndbogen for at distribuere kopier efter behov. Gennemføre kvalitetskontrol på en ugentlig kvartalsbasis og foretage justeringer efter behov.
Tips
-
Skriv din procedure manual ved hjælp af sprog, der er entydigt at skabe indhold, der er klart, i kontekst og konsistent. Brug brugbare sætninger, der beskriver processerne i brugervenligt sprog og format. Tillad til revision af brugeren, der giver en tilbagemelding og forslag formular.
