En opgave er en arbejdsgruppe. Omfanget af en opgave kan spænde fra et spørgsmål, der kræver minimal arbejdskraft til en, der kræver betydeligt arbejde, der involverer et væld af subtasker til dens gennemførelse. Opgaver er generelt relateret til specifikke, tidsbegrænsede mål og målsætninger. Som sådan er det vigtigt at organisere og spore opgaver for at nå mål og mål. Ved at forpligte opgaver til papir eller et computerprogram tager du kontrol over din dag og i sidste ende dine kortsigtede og langsigtede mål og målsætninger.
Elementer du skal bruge
-
Opgaveliste
-
Kalender
Gå gennem din opgaveliste og angiv en numerisk værdi for hvert element baseret på dets målte prioritet. Dette bestiller dine handlinger på en måde, som giver dig den bedste chance for at få mest mulig indflydelse i løbet af dagen. Prioritere opgaver ved at beslutte vigtigheden af hver opgave for dine mål og mål. Nogle opgaver vil komme med en naturlig følelse af haster, mens andre kan give dig en pause for at vurdere, om de har nogen reel betydning overhovedet.
Anslå tidens behov for at udføre hver opgave. Angiv et tidsinterval, der angiver den minimale og maksimale tidsfordeling for hver opgave. Den tid, der kræves for at fuldføre en opgave, kan påvirke dets prioritet for dagen. For eksempel kan en simpel opgave, der tager fem minutter at fuldføre, have prioritet over en opgave med relativt større betydning, der kræver tre til fem timer at fuldføre. Opgaver, der kræver længere perioder at fuldføre, skal naturligvis kalderes over en længere periode.
Indstil deadlines for hver opgave. Frister fokuserer din opmærksomhed og opfordrer din overholdelse. Nogle opgaver vil have frister fastsat af eksterne parter som dem, der er oprettet af kunder eller udenfor institutioner. Andre opgaver kræver, at du fastsætter en frist. Dette vil blive formet af faktorer som den tid, der kræves for at fuldføre opgaven, og om andres arbejde er nødvendig for at fuldføre opgaven. Ved delegering af opgaveopgaver hjælper det også med at levere anmodninger med frister, som er lidt tidligere end din egen frist for opgaven.
Planlæg opgaver. Dette indebærer at bestemme, hvordan man arrangerer opgaver og aktiviteter på din kalender. Overvej det naturlige forhold mellem opgaver, når du planlægger dem. Du får mest effektivitet ved at kombinere lignende opgaver sammen - for eksempel at fuldføre fakturering til forskellige projekter på et bestemt tidspunkt. Overvej også dine personlige energitoppe i løbet af dagen, når du planlægger opgaver. Hvis din mentale styrke spidser om morgenen timer, planlægge opgaver, der kræver optimal mental opmærksomhed i løbet af den tid. Hvis din energi falder kl. 3, kan det være den bedste tid til at planlægge simple opgaver.
Vær fleksibel. Du kan prioritere, fastsætte deadlines og planlægge opgaver på en måde, der gør den mest effektive brug af din tid, kun for at få et opkald fra en person, hvis egen nødliste kræver din tid og opmærksomhed. Lad ikke dette spore din indsats. Time management teknikker omfatter factoring i flex tid i din daglige tidsplan. Hvis det også er en levedygtig mulighed, fastsætter bestemte tidsperioder som "afbrydelsesfri tid" for opgaver, der kræver høj koncentration.
Spor og markér dine fremskridt. Udvikle et visuelt rutediagram eller en graf af din opgaveliste, der sekvenserer aktiviteter. Udvikle individuelle aktivitetsdiagrammer til større opgaver, der omfatter en række undertekster. Når du gennemfører opgaver og undertekster, skal du krydse dem fra din liste. I slutningen af hver dag og slutningen af hver arbejdsuge skal du gennemgå dine fremskridt og omorganisere dine opgaver med friske lister og diagrammer for den nye dag og den nye uge.
Tips
-
Bestem, om du har tilstrækkelige ressourcer til at fuldføre en opgave. Arbejdskvalitet er generelt vigtigere end at have en frist.
