Effektiv brug af kommunikation kan gøre eller ødelægge din virksomhed, især hvis du er i en position, der handler direkte med kunderne. PacificTel anbefaler, at du behandler telefonsamtaler, uanset om de er personlige eller professionelle opkald, som om de er personlige møder for at sikre, at du giver kunderne et godt indtryk af dig og din virksomhed.
Gør din hilsen høflig og angiv dit navn. Hvis du er modtageren af opkald, skal du prøve at besvare din telefon med "Hej. Dette er Jane Doe, "i stedet for en simpel" Hej ". Hvis du startede opkaldet, angiv formålet med dit opkald på forhånd.
Hold modtageren eller mikrofonen tæt på munden, tal i en normal tone og klart formulere dine ord. Antag ikke, at personen i den anden ende af telefonen har lige så tydelig en linje som du gør. Gør alt, hvad du kan for at sikre, hvad du siger, er let forståeligt.
Vælg et roligt miljø for opkaldet. Hvis medarbejdere taler højt, for eksempel undskylde dig selv for den, der ringer op, og spørg dine kollegaer om at give dig privatlivets fred til at foretage opkaldet eller søge en anden placering. Hvis du taler på en mobiltelefon, sæt dig ned og fokus på opkaldet. Hvis du bevæger dig rundt, kan du oprette lyde, som kan dæmpe dine ord. Hvis du er i et blæsende miljø, skal du gå ind for at afslutte opkaldet eller omlægge det til en anden gang. Vind blæser mod mikrofonen kan gøre et opkald meget vanskeligt at høre.
Lad andet og efterfølgende opkald gå til telefonsvarer, hvis det er muligt. Hold andre opkald - hvis du skal svare dem - kort. Southern Illinois University anbefaler, at du først spørger opkaldsmanden, hvis du kan placere hende på vent for at tage et andet opkald, og derefter checke tilbage hvert 15. til 30. sekund, eller indtil du har gennemført det andet opkald.
Giv klare, præcise beskeder, hvis du skal forlade en besked på telefonsvarer. Angiv dit navn, formålet med opkaldet, og om du vil ringe tilbage. Hvis du beder om et returopkald, skal du forlade dit telefonnummer, herunder områdekode, og gentag nummeret for at være sikker på, at det er klart.
Tips
-
Udsæt ikke opkalderen til dine personlige lyde. Undgå tyggegummi eller spis mens du taler i telefonen, og tag altid telefonen og drej hovedet, hvis du skal hoste eller nyser.
Advarsel
National Highway Traffic Safety Administration rapporterer, at næsten næsten 1000 mennesker døde og yderligere 24.000 blev såret i 2009 fra bilulykker, der involverede mobiltelefonbrug. Sluk din telefon, når du kører, eller brug den håndfri mulighed, og send eller læs aldrig tekstbeskeder under kørslen.
