Virksomhederne tegner sig generelt for deres køb på en af to måder - som omkostninger indberettet i resultatopgørelsen eller som kapitalkostnader indberettet i balancen. Afskrivningerne er lidt forskellige, fordi de i væsentlig grad flytter kapitalomkostninger fra balancen til resultatopgørelsen over tid. At forstå forskellen mellem aktivering og afskrivning er afgørende for at give mere præcis rapportering af årsregnskaber.
Store bogstaver
Kapitalisering er i det væsentlige praksis at rapportere en stor omkostning på selskabets balance end på selskabets resultatopgørelse. Dette er muligt, fordi de fleste store køb - såsom biler eller maskiner - forbliver aktiver ejet af virksomheden, der kunne sælges til kontanter på et senere tidspunkt. Mindre køb er normalt af varer som kontorartikler, der udnyttes retfærdigt, så de ikke kan betragtes som aktiver, som selskabet bevarer for fremtidige salg.
Grænser for aktivering
Ikke alle udgifter kan aktiveres. Generelt skal en udgift kun aktiveres, hvis værdien opbevares i form af et aktiv. Når virksomheder bruger på tjenester som leje, forsyningsselskaber og lønninger, kan de ofte ikke registrere et aktiv, fordi de ikke får nogen omsættelige varer i bytte for deres kontante udlæg. Tjenester, der øger værdien af et aktiv, såsom bygning eller renovering af en bygning, aktiveres. Virksomheder og institutioner udvikler ofte en kapitaliseringspolitik baseret på almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, der bestemmer en tærskel for, hvor stor en udgift kan være før den aktiveres.
Afskrivninger
Afskrivninger er praksis med at regne kostprisen for et aktiveret aktiv over tid. Mange aktiver kan ikke sælges senere for fuldt ud at dække virksomhedens omkostninger. Dette skyldes virkningerne af gradvis langvarig brug på aktivet - for eksempel er en bil mere tilbøjelige til at bryde ned, jo længere den har fungeret, så dens videresalgsværdi har en tendens til at være mindre end den for det oprindelige køb. Denne forfald i et aktivs værdi er forudsigelig, og virksomheden rapporterer det som en afskrivningsomkostning, som den finder sted.
Nøgleforskelle
Kapitalisering og afskrivninger er ens og relaterede, men har nogle væsentlige forskelle i praksis. Kapitalisering bevæger i grunden en omkostning fra resultatopgørelsen til balancen, mens afskrivninger er processen med at flytte den tilbage til resultatopgørelsen over tid. Skattemyndighederne kræver normalt, at virksomhederne afskrives store indkøb over tid snarere end at rapportere dem som udgifter i købsåret. Dette forhindrer virksomheder i at reducere deres indkomst og sænke deres skattepligt, hvis de stadig bevarer evnen til at sælge deres aktiver for at opfylde skatteforpligtelser.
