Oprettelse af arbejdsplaner kan være kompleks, afhængigt af hvor mange medarbejdere du forsøger at klare. Antallet af skift i en given dag, deres længde og hvor mange medarbejdere der er nødvendige for effektivt at udfylde hvert skift er de vigtigste faktorer, der er involveret i at lave en arbejdsplan. Overarbejde og on-off arbejdsmønstre bør også overvejes, især når man beskæftiger sig med en arbejdsplan, der indeholder arbejdshelger. For at gøre tingene lettere for den person, der opretter tidsplanen og for medarbejderne, kan det være lettere at betjene på faste skift (arbejder samtidig på hver planlagt dag).
Elementer du skal bruge
-
Ansattes roster
-
Computer
-
Printer
Instruktioner
Opdel arbejdsdagen i definerbare skift. Afhængigt af hvor mange timer virksomheden er åben hver dag, kan et enkelt skifte vare mellem 8 og 12 timer. Arbejdstypen spiller en rolle i beslutningen om længden af et skift. Miljøforhold (ekstrem varme og kulde, tung fysisk arbejdskraft) kan være afgørende, da medarbejdernes sundhed og sikkerhed altid skal overvejes.
Bestem, hvor mange medarbejdere der skal arbejde under hvert skift. Virksomheder, der beskæftiger begrænset personale, har sjældent mere end et par personer, der arbejder under hvert skift, men større virksomheder kræver flere medarbejdere, der arbejder på en gang. I detailsituationer er flere medarbejdere ofte påkrævet på bestemte dage (weekender) og nogle gange i bestemte tider af dagen eller året.
Opret et on-off arbejdsmønster. Hvis din virksomhed forbliver åben 7 dage om ugen, kan den normale mandag til fredag ikke finde anvendelse på alle medarbejdere. Hvis det overhovedet er muligt, så prøv at sikre, at medarbejderne har to på hinanden følgende fridage, uanset hvad de nøjagtige dage er.
Adskille medarbejderne til fuld- og deltidsgrupper. Med hensyn til planlægning skal fuldtidsansatte arbejde 40 timer om ugen (alt andet end det betragtes overarbejde), mens deltidsansatte arbejder som nødvendigt af virksomheden. Optag hver medarbejders foretrukne skifteindstillinger (dage, eftermiddage, aftener), så de kan modtage et mere regelmæssigt arbejdsmønster.
Skriv en grov tidsplan ud ved hjælp af alle de indsamlede oplysninger. Du kan gøre dette ved at oprette din egen kalender på computeren eller ved at bruge en stor stationær kalender. Opdel hver dag i skift og udfyld medarbejdernavne for hvert skift. Indtast en medarbejder ad gangen i skemaet, så det er lettere at holde styr på deres skift og on-off arbejdsmønster.
Tips
-
Husk at medtage eventuelle feriedage, som medarbejderne måtte have bedt om i løbet af planlægningsperioden.
Kun planlægge overarbejde, når det er nødvendigt, da overdrevent overarbejde kan forårsage lav medarbejder moral.
Hold dig til enten en fast eller roterende tidsplan i stedet for at skifte mellem de to.
