Projektplanen henvender sig direkte til en af de tre hovedkomponenter i et projekt: tid. Formålet med projektplanen er at skitsere start- og slutdatoer for projektaktiviteter. Projektplanen er en levende komponent; som elementer i et projekt forandring, så også skal projektplanen. Men som med mange projekter betegnes den oprindelige projektplan som en basislinje, når tidsplaner udvider og kontrakt.
Elementer du skal bruge
-
Projektomfanget erklæring
-
Projektledelsesplan
Indarbejde oplysninger, der findes i dit projektoversigt statement. Dette dokument identificerer begrænsninger og andre faktorer, som kan påvirke udviklingen af projektplanen. Eksempler er projektmål, leverancer og specifikationer. For eksempel, hvis dit projekt kræver skabelsen af et nyt vinmærke, og vinen skal sidde i egetræsdæk i et år inden aftappningen, har disse oplysninger direkte indvirkning på oprettelsen af projektplanen.
Faktor i datofølsomme krav, når du opretter projektplanen. I mange tilfælde, uanset om det er fra internt tryk eller eksterne kilder, skal projektlederen tage højde for hårde og hurtige tidsbegrænsninger. For eksempel, for at projektet skal ligge under budget, skal projektlederen færdiggøre det inden udgangen af kalenderåret til skatteformål. Datoen for skatteberegninger er pålagt af den føderale regering og skal inddrages i oprettelsen af projektplanen.
Tag indholdet i projektledelsesplanen i betragtning ved opstillingen af projektplanen. Projektstyringsplanen består af tidsplanforvaltningsplanen, omkostningsstyringsplanen, projektstyringsplanen og risikostyringsplanen.
Projektledelsesinstituttet definerer ovennævnte planer som følger: Planlægningsplanen fastlægger kriterier og aktiviteter til udvikling og kontrol af projektplanen. Omkostningsstyringsplanen beskriver formatet og etablerer aktiviteter og kriterier for planlægning, strukturering og kontrol af projektomkostningerne. Projektets omfangsplan beskriver, hvordan projektets anvendelsesområde skal defineres, udvikles og verificeres, og hvordan arbejdsopdelingsstrukturen skal oprettes og defineres. Risikostyringsplanen beskriver, hvordan projektrisikostyring vil blive struktureret og udført på projektet.
Med ovenstående oplysninger er projektlederen udstyret til at oprette en tidsplan, der giver ham et realistisk billede af, hvad man kan forvente for projektets varighed.
Opret en WBS (arbejdsopdeling struktur). Dette dokument er en hierarkisk liste over arbejde, der skal udfyldes af projektgruppen for at opnå succes med at opfylde projektmål og resultater. WBS er hvor projektlederen kan se den virkelige detaljer om, hvad der skal gøres. Længere ned i WBS er der såkaldte "arbejdspakker", som blot er en gruppering af detaljerede opgaver, der skal udføres. Nøglen med WBS er her, hvor projektlederen kan se, hvilke arbejdspakker der skal udfyldes på hvilke tidspunkter og hvilken indflydelse en pakke har på en anden, som den vedrører planlægning.
Tips
-
Kommuniker projektplanen til teammedlemmer, især projektsponsor og dem, der risikerer projektet, f.eks. Administrerende direktører, valgte embedsmænd og alle, der kunne forsinke projektet.
Identificer med det samme data, der ikke kan forhandles, og udvikle din projektplan omkring dem. Dette vil ikke kun give projektlederen en god ide om tidsudfordringer, men hvis der er sådanne uudslettelige begrænsninger, må projektlederen muligvis enten opfordre til en ændring i projektets omfang eller anmode om yderligere ressourcer for at få det gjort i tide.
Mens en projektleder sikkert kan oprette en projektplan med blyant og papir, bør der tages højde for at bruge software til at automatisere denne proces. En række programmer er tilgængelige i pris fra gratis til et par hundrede dollars.
Advarsel
Skemaer, uanset projekt, har tendens til at glide på en eller anden måde. Identificer, hvad der har råd til at glide, og hvad der ikke kan. Kommuniker projektskema spørgsmål som de kommer op med kerneprojektet hold, men især med projekt sponsor som de vil værdsætte ikke blive overrasket.
