Når en ny medarbejder slutter sig til holdet, har personaleadministratorer et ansvar for virksomheden og medarbejderen at indsamle og give de rette oplysninger. Dette omfatter føderalt bemyndiget dokumentation samt virksomhedsspecifikke detaljer. Selvom protokoller kan variere efter arbejdsgiver, er der fælles forhold blandt de fleste HR-udlejningskontrollister.
Skatteformularer
Nye medarbejdere skal udfylde en skatholdningsformular, typisk et Form W-4. Uafhængige entreprenører kan færdiggøre en 1099. Medarbejdere skal angive deres fritagelser. Ansatte skal også udfylde et Form I-9 inden for tre dage efter ansættelse, hvilket viser deres ret til at arbejde i USA. Arbejdsgiverne er forpligtet til at få to former for dokumentation, der bekræfter en arbejdstagers ret til arbejde. Eksempler er et nuværende amerikansk pas, social sikringskort, vælgerkortregistreringskort, kørekort eller statsidentifikationskort. Derudover kan nye medarbejdere blive nødt til at udfylde papirarbejde for statsobligationer.
Fordele
Mens medarbejderfordelene varierer fra virksomhed til virksomhed, omfatter standardydelser normalt en betalt fritid, såsom ferie, personlig, sygedage og ferie. Fordele dækker også sygesikring, livsforsikring og kortfristet og langsigtet handicapforsikring. Pensionsordninger, såsom pensionsplaner og 401k planer, bør drøftes, og medarbejderne bør også få alle deres ydelsesoplysninger skriftligt. Nogle virksomheder tilbyder andre fordele, som fleksetid, bonus kompensation, wellness deltagelse og corporate rabatter. Nye ansættelser skal informeres om alle sådanne ydelser, når de starter deres job.
Orientering
Medarbejderorientering kan afholdes i form af møder eller seminarer samt online tutorials og trykte velkomstpakker. Orienteringsoplysninger omfatter typisk virksomhedspolitikker og -procedurer, betalingsdatoer, tidsskemaer og parkeringsoplysninger. Nogle virksomheder har sikkerhedsprocedurer, såsom badges eller login-krav, samt datasikkerhed, som også bør dækkes af orientering. HR kan blive bedt om at dække seksuel chikane og corporate ethics under ny medarbejderorientering. Andre emner kan omfatte kontorartikler og installation af arbejdsstationer.
