Front office procedurer skal skræddersys for at passe til din virksomhed. For eksempel vil en medicinsk eller tandpleje kræve forskellige procedurer end et advokatfirma, indsamlingsagentur, barberbutik eller fabrik. Tag dig tid til at udvikle en grundig tjekliste, der omhandler vigtige mål og mål for front office.
Grundlæggende
For virksomheder, der modtager stabil klienttrafik, skal frontkontorets procedurer afspejle det overordnede erhvervsmiljø. En varm og indbydende virksomhed vil understrege vigtigheden af smil og vedligeholdelse af professionel telefon etikette. Medicinske eller dentale kontorer er stærkt afhængige af stabile patientstrømme. Derfor skal frontkontoret på en klinik have nok indtagspersonale til at kontrollere patienterne, besvare patientspørgsmål personligt og over telefonen og håndtere patientafgang, herunder modtagelse af betaling og planlægning af opfølgningsprocedurer. Overvej at arbejde med en telefontjeneste til håndtering af klientopkald efter klokkeslæt.
Planlægning
En vigtig del af at køre et vellykket front office involverer håndtering af forretningsudnævnelser. Front office medarbejdere skal kontakte kunder dagen før deres udnævnelse og bekræfte den planlagte tid. Opret en annullerings- eller ikke-udstillingsliste, så du kan planlægge andre aftaler for at gøre op for tabte. Front office medarbejdere på et hotel bør opretholde nøjagtige rum records fordi det har direkte indflydelse på room service og housekeeping operationer. Front office medarbejdere på grundskolen, mellem- og gymnasiet bør opretholde nøjagtige elevoptegnelser, herunder dem, der vedrører studerende fravær og besøgende.
Forbedringer
Kontinuerlig evaluere front office procedurer. Hvis du finder plads til forbedring, skal du oprette og gennemføre passende strategier. Hvis frontkontoret er overvældet med opkald og ikke altid kan levere fremragende kundeservice, bør du overveje at ændre telefonsystemet (f.eks. Ved hjælp af et computersystem) eller ved hjælp af instant messaging-teknologi til at måle medarbejderens tilgængelighed. Vurder, om din front office case management kan forbedres ved at gå papirløs.
