En anmodning om forslag er et dokument udstedt af et selskab, en almennyttig organisation eller et statsligt organ, der kræver svar fra potentielle leverandører til de krævede krav. Mens RFP'er varierer i størrelse, omfang og form, dækker de normalt lignende emner. En RFP vil som regel fortælle sælgerne om sponsorenheden, hvad den ønsker at indhente og fastlægge vilkårene for udvælgelsen. En RFP beder ofte sælgerne om at forklare, hvorfor de er kvalificerede til at reagere, hvordan de agter at nå de mål, der er beskrevet i forslaget og den pris, de forventer at blive betalt.
Beskriv formålet med og omfanget af RFP, herunder de varer, produkter eller tjenester, du ønsker at erhverve, og de kvalifikationer, du forventer, at sælgeren har. Dette gør det muligt for sælgerne at afgøre, om de er berettigede og ønsker at svare. Ved at angive, at din virksomhed har brug for 10.000 blå widgets leveret om tre måneder, søger din organisation en placering og udstyr til at forberede og servere 200 måltider dagligt til ældre kunder, eller dit bureau kræver træning for at forbedre kundeservice, du kan spare din egen og din leverandørernes tid og kræfter.
Skriv en beskrivelse af din virksomhed, organisation eller agentur, der giver de potentielle leverandører nyttige data. Da det vil koste tid og penge for de fleste leverandører til at reagere på din RFP, hjælper dette med at etablere et fremtidigt samarbejde. Forklar, hvad du har til hensigt at opnå med deres produkt eller service. Identificer de personer, som de skal henvende sig til deres spørgsmål og korrespondance.
Angiv omfanget af arbejdet i fuld detalje, så sælgerne kan foretage præcise fremskrivninger af arbejdskraft, materialer og andre omkostninger.Skriv dine forventede færdiggørelsesdatoer, så de kan udvikle en realistisk tidslinje. Beskriv betingelser, som du forventer at de skal mødes, såsom arbejdsmiljø, miljø og sikkerhedsstandarder. Angiv de præstationsstandarder, du har brug for, og hvordan du forventer at overvåge og evaluere deres indsats.
Angiv de planer, rapporter, produkter, tjenester og materialer, som du forventer at de skal levere, og når du vil have dem færdige. Leverandører kan have omstændigheder, der forhindrer dem i at levere, hvad du anmoder om, når du forventer det. Forskelle mellem dine forventninger og en sælger forventes at blive diskuteret under kontraktforhandlinger. Nogle RFP'er indeholder et afsnit med standardelementer i den foreslåede kontrakt, såsom afbestillingsbestemmelser og fortrolighedsaftaler
Medtag i din RFP de kriterier, du vil bruge til at evaluere svarene du modtager, samt måde og tidspunkt for prisen til den vindende budgiver. Dette er vigtigt for at undgå krav om favoritisme eller andre uretfærdige praksis. Mange RFP'er bruger et punktsystem, der giver point til ting som omkostninger, arbejdsområde, kvalifikationer og personale.
