IRS'en har et informationsprogram, der kræver, at virksomhederne sender visse oplysninger tilbage. De forskellige 1099 formularer er en del af dette program. Virksomheder er forpligtet til at udstede 1099s for forskellige former for betalinger til uafhængige entreprenører, professionelle serviceudbydere og andre personer og enheder. IRS matcher 1099 oplysningerne til den relevante part for at sikre, at de modtagne betalinger er korrekt rapporteret som indkomst. Det er vigtigt for små virksomheder at overholde de 1099 rapporteringskrav; IRS pålægger hårde straffe for manglende overholdelse.
Rapporteringskrav
Der er talrige 1099 formularer, der bruges til at rapportere en række transaktioner. Den mest almindelige 1099 for en lille virksomhed er dog 1099-MISC, som bruges til at indberette diverse indkomstbetalinger til ikke-ansatte (entreprenører). Denne 1099-formular skyldes entreprenøren inden 31. januar og til IRS før den 28. februar det følgende år. Kopier skal også sendes til stater, hvor det er nødvendigt. Virksomheden skal også indsende en formular 1096, som opsummerer 1099 MISC-formularoplysningerne. Formularen 1096 og 1099'erne arkiveres sammen med IRS sammen som en pakke.
Der skal indsendes en 1099-MISC for hver person, der betales, som følger: -Betalinger på $ 600 dollars eller mere for at kontraktansatte medarbejdere, uafhængige entreprenører og / eller konsulenter, læger, lægeselskaber eller andre udbydere af sundheds- eller medicinsk service, køb af fisk til videresalg og afgrødeforsikringer. -Betalinger på $ 10 eller derover for royalties, erstatningsudbytte og skattefri rente. -Betalinger af ethvert beløb til advokater og besætningsmedlemmer af fiskerbåde. -Betalinger af ethvert beløb til personer, der er underlagt reservekrav. -Salget på 5.000 kr. Eller mere af forbrugsvarer til videresalg hvor som helst end en permanent detailvirksomhed.
Sanktioner for sen arkivering
Blanketter 1099 MISC arkiveret efter afleveringsdatoen er underlagt følgende sanktioner: -Redvendelser foretaget inden for 30 dage efter indleveringsdatoen er straffen $ 15 pr. 1099, med et årligt maksimum på $ 25.000 for små virksomheder. -For korrektioner foretaget mellem 1. april og 1. august i det kalenderår, hvor 1099 skulle betales, er straffen $ 30 pr. 1099, med et årligt maksimumsbeløb på $ 50.000 for små virksomheder. -For korrektioner efter 1. august i år 1099 forfalder straffen $ 50 per 1099, med et årligt maksimumsbeløb på $ 100.000 for små virksomheder.
Medarbejder kontra uafhængig kontrahent
Det er ofte svært for små virksomheder at afgøre, om en arbejdstager er en medarbejder eller en selvstændig entreprenør. Som en generel regel i henhold til IRS "betragtes en arbejdstager som en selvstændig entreprenør, hvis han eller hun er underlagt en anden eller en anden persons ledelse med det formål at redegøre for det arbejde, der skal udføres, men ikke om midlerne og metoderne ved som arbejdet udføres."
IRS udfordrer ofte beskæftigelsesklassifikation. De 20 nøglefaktorer, der er anført i indtægtsprocedure 85-18, anvendes af IRS til at bestemme arbejdstagerstatus. Hvis IRS succesfuldt udfordrer en arbejdstagers klassifikation, vil den lille virksomhed være ansvarlig for kildeskat og ville blive pålagt bøder og straffe for at undlade at tilbageholde og betale de skyldige skatter.
Lovbestemte Emplyees
Nogle arbejdstagere klassificeres automatisk som medarbejdere ved lov. Virksomheden skal først afgøre, om arbejderen er en "lovbestemt medarbejder" eller en "lovbestemt uafhængig entreprenør". Hvis arbejdstageren ikke falder ind under en af disse kategorier, skal virksomheden evaluere arbejdstagerens status under 20- faktor test.
Konklusion
Manglende overensstemmelse med 1099 rapporteringskrav kan resultere i alvorlige konsekvenser for små virksomheder. Hvis der er tvivl om virksomhedens evne til at håndtere 1099 rapporteringskrav, skal der ydes professionel hjælp udenfor.
