Konferenceopkald er en måde, hvorpå ledere og medarbejdere samles for at diskutere forretning. Uanset om de er i samme by eller spredt over hele verden, gør konferenceopkald det muligt at bringe alle sammen i ét rum, i realtid. Der er flere trin, du kan tage for at sikre en produktiv og informativ konference.
Dagsorden
Når du har etableret en tid og dato for dit telefonopkald, skal du tage de nødvendige skridt for at forberede mødet. Hvis du er konferenceleder, skal du udfylde en dagsorden for dit konferenceopkald og distribuere det til deltagerne, godt inden den planlagte dato. Din møde dagsorden skal indeholde dato og klokkeslæt. Det er en god ide at medtage tidszonen på din dagsorden for de personer, der kan være uden for din placering. Dagsordenen skal også indeholde start- og sluttidspunktet for mødet og en kort beskrivelse af hvert emne i prioriteret rækkefølge sammen med navnene på de personer, der er ansvarlige og den foreslåede tildelingstid for hvert emne. Hvis konferencen kræver et forberedende møde, skal du tydeligt angive disse krav på dagsordenen.
Konference
Test dine linjer for at sikre, at du har en aktiv og klar forbindelse. Hvis du bruger en trådløs telefon, skal du sørge for, at telefonen er fuldt opladet før mødet. Ankomme på konferencen mindst fem minutter i forvejen.
Hvis du er deltager, vil du modtage et konferencenummer fra din leder. Ring til konferencelinjen. Du bliver bedt om at indtaste dit konferencenummer. Når du har indtastet nummeret, bliver du bedt om at sige dit navn. Angiv klart dit for- og efternavn. Det kan være nødvendigt at trykke på pund (#) tasten. Når du har gennemført denne proces, fortæller systemet, at du deltager i konferencen og rådgiver dig om, hvor mange personer der for tiden deltager. Hvis du er ankommet før lederen, vil du blive placeret i en holdtilstand, indtil lederen ankommer.
introduktioner
Lyt før du taler. Hvis lederen er ankommet, men endnu ikke startet mødet, kan du høre en subtil sidekonversation. I en behagelig stemme, sig hej og introducér dig selv. Placer din telefon på lydløs, indtil mødet begynder. Hvis du ikke har en lydløs knap, skal du bruge de muterende funktioner, der leveres af konferencelinjen.
Når mødet begynder, vil din leder tage opkald. Når lederen kalder dit navn, anerkender du din tilstedeværelse på en klar og professionel måde, f.eks. "Ja, jeg er her" eller "Hej. Dette er …." Lederen kan anmode om, at du kort identificerer dig selv til de andre deltagere. Hvis ja, angiv dit navn og giv en 20 til 25 sekunders oversigt over dit job, som det vedrører opkaldet. Bliv kort, taler tydeligt og forbliver professionel.
