Screening opkald er en kunst. Ikke alene skal du vide, hvilke opkald til skærmen og hvilke der skal gennemføres, men du skal have nok finess til at genudføre direkte opkald eller anmode om, at den, der ringer op, prøver igen senere. Færdigheder, der er nødvendige for denne opgave, omfatter evnen til at tage detaljerede beskeder og resterende organiseret nok til at fil, opfølgning eller distribuere disse meddelelser effektivt.
Få relevant information
Når du besvarer et opkald, få så meget relevant information fra opkalderen som muligt. Bemærk opkalds navn og firma og navnet på den person, der ringes op. Prøv at bestemme opkaldets karakter. Bare spørg, "Må jeg fortælle hr. X, hvordan dit opkald er?" Dette hjælper dig med at afgøre, om Mr. X vil tage opkaldet.
Lav kloge domsopkald
Hvis du ved, at Mr. X ikke tager opkald fra advokater, kan du høfligt oplyse den, der anmoder om det, der anmoder om det, og afslutter opkaldet høfligt. Hvis du modtager et koldt opkald fra en forretningsforbindelse, spørg hr. X om han ønsker at tage opkaldet. Hvis han ikke gør det, så høfligt at sige, at Mr. X ikke er tilgængelig, og tag en detaljeret besked.
Lav ikke tomme løfter
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt den person, der ringes, skal ringe igen, skal du ikke tage friheden til at love et sådant returopkald. Husk bare, når du ringer op, at dit job er at få så mange oplysninger som muligt fra den, der ringer op. Hvad der sker uden for dette punkt er ikke din bekymring. Screening-opkald involverer simpelthen at gennemføre forhåndsgodkendte opkaldere og tage meddelelser til alle andre.
