Adressering af en virksomhedsbogstav til en person er forholdsvis enkel. Du skriver personens navn og adresse ved hjælp af US Post Office-formatet og følger op med "Kære Mr./Mrs./Ms." Når du skal adressere flere modtagere i samme forretningsbrev, bliver tingene mere komplicerede. Afhængigt af modtagerens placering vil du enten adressere hver modtager enkeltvis, eller du vil bruge "carbon copy" notationen - "cc" - nederst i brevet.
Flere personer, samme adresse
Når du adresserer flere modtagere i samme organisation, er det ikke nødvendigt at gentage adressen flere gange. Skriv blot navn og titel på hver modtager efterfulgt af den enkelte virksomhedsadresse. Det skal se sådan ud:
Mary Harris, administrerende direktør
Mr. Robert Martinez, direktør for faciliteter
Dr. Philippa Bennett-Price, finansdirektør
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Din hilsen skal så liste navnene i samme rækkefølge som adressen efterfulgt af et kolon (":"), for eksempel "Kære Ms Harris, Mr. Martinez og Dr. Bennett-Price:" Skrivning "Kære Mary, Robert og Philippa: "er helt fint, hvis du er på fornavn. Det er høfligt at sende et separat brev og en konvolut til hver person, så udskrive og underskrive en original kopi for hver modtager.
Flere personer, anden adresse
Når det samme brev skal gå til flere modtagere på forskellige steder, modtager hver person et individuelt adresseret brev. Angiv, at du har sendt brevet til andre personer ved at sætte "cc:" nederst på brevet under signaturlinjen efterfulgt af navnene på de andre modtagere i alfabetisk rækkefølge. "CC" står for carbon copy, der refererer til det carbonpapir, der blev brugt til at fremstille yderligere kopier af dokumenter inden kopimaskinens opfindelse - i dag bruger vi udtrykket "courtesy copy". Sørg for at ændre linjen "cc:" i hvert brev, så hver modtager ved, hvem alle de andre modtagere er. Inkluder deres adresser, hvis dette vil være nyttigt for din modtager.
Når der er mange adressater
Når du har mange modtagere som medlemmer af et udvalg, kan det være mere hensigtsmæssigt at udarbejde et enkelt brev rettet til gruppen og placere en distributionsblok i slutningen af brevet. Det er acceptabelt at hilse større grupper som en gruppe mennesker, for eksempel "Kære Investor Relations" eller "Kære medlemmer af bestyrelsen." Hvis brevet distribueres internt i din egen organisation, er det fint at bruge den uformelle hilsen "Kære alle."
Et forsigtighedsord
Selvom der er en vis etiket til adressering af breve til flere modtagere, er der ingen hurtige regler. Din virksomhed kan have sin egen stil, som måske eller måske ikke følger de traditionelle standarder. Konsistens giver et godt indtryk af dit brand, så sørg for at alle dine medarbejdere følger samme stil i enhver virksomheds kommunikation.
