Begreberne "projektomkostninger" og "projektbudget" bliver ofte kastet løst igennem i projektplanlægningsfasen. Mens nogle mener, at de to udtryk er udskiftelige, ved andre, at der er forskel på de to. Det er vigtigt, at projektlederen forstår betydningen af disse vilkår og ved, hvordan man bruger dem ordentligt for at undgå forvirring, når man styrer projektet og kommunikerer med virksomhedsledere om udviklingen af det.
Projekt Budget
Udtrykket "projektbudget" refererer til et budget, der viser, hvordan pengene til projektet vil blive brugt. Det bryder ned de finansielle detaljer om de udgifter og indkøb, der er nødvendige for at gøre projektet til en succes. Budgettet vil vise medarbejderløn, køb af maskiner, leverancer, værktøj og leje til midlertidige kontorlokaler. Med andre ord vil projektlederen være i stand til at tegne sig for hver eneste krone brugt på projektet.
Projektomkostninger
Udtrykket "projektomkostninger" refererer til den samlede sum det pågældende projekt koster virksomheden. Ledere bruger dette tal til at foretage ændringer i selskabets øvrige budgetter, såsom driftsbudgetter, masterbudgetter og omkostningsbudgetter for at gøre plads til det pågældende projekt. Den samlede projektomkostning beregnes ved at tilføje de samlede omkostninger i projektbudgettet, så virksomhedsejere ved, hvor meget der skal afsættes.
Projektudvikling og ændringer
Den samlede projektomkostningsplan berøres, hvis projektbudgettet justeres under projektets udvikling og gennemførelse. Projektet kan f.eks. Blive påvirket af uforudsete omstændigheder som dårlige vejrforhold eller manglende arbejdsstyrke på marken. Budgettet kan ændre sig, hvis maskinen går i stykker og skal udskiftes. Hvis budgettet ændres, efter at det er godkendt, tilpasses den samlede projektomkostningsplan.
Brug af omkostninger og budget
Virksomhedsledere vil holde de oprindeligt planlagte projektomkostninger og de endelige projektomkostninger til fremtidig planlægning. Forskellen i omkostningerne viser, hvor planlægningen havde fejl, hvilket er til gavn for fremtidige projekter. Det er også nyttigt med hensyn til risikostyring og forebyggende foranstaltninger, så budgettet kan være mere præcist for fremtidige projekter eller opgaver.
