Et klagebrev tjener som en permanent registrering af din klage med en person eller organisation. Et velskrevet brev angiver klart det problem, du har oplevet med et bestemt produkt eller en service og den forventede løsning. Når du skriver dit brev, vedtag en rolig og professionel tone. Undgå eventuelle trusler, uignerede rants, sarkasme eller upassende sprog. I de fleste tilfælde skriver du et brev til en person, der ikke var ansvarlig for dit problem, men han kan være nyttigt med at løse det.
Adress dit brev til en bestemt person. Brug ikke "Kære Sir" eller "Til hvem det kan bekymre sig." Telefon selskabets omstillingsbord og bede om navn og titel på den relevante leder. Bekræft den korrekte stavning af hendes navn. Hvis du ikke kan identificere et navn, skal du bruge en passende titel som "Customer Service Manager."
Brug pen og papir eller udkastet til dit tekstbehandlingsprogram til at registrere alle de oplysninger, der er relevante for din klage. Medtag oplysninger som produktnavn og beskrivelse, ordrenummer, mærke, modelnummer, pris og købsdato. Kopiér alle dokumenter vedrørende din klage. Læs alle oplysningerne igen og sørg for, at din klage er legitim.
Start brevet med en positiv note. Brug første afsnit til at diskutere nogle positive aspekter af organisationen. For eksempel kan du nævne din loyalitet over for mærkenavnet eller eventuelle særlige forhold til virksomhedens personale. For eksempel: "Tidligere har jeg haft glæde af at besøge din butik. Mange af de salgsmedarbejdere hilser mig ved navn og går ud af deres måde for at sikre, at jeg er tilfreds med mine indkøb."
Angiv arten af din klage i andet afsnit. Medtag alle de detaljer, som læseren skal vide for at behandle din klage. For eksempel: "Under betingelserne for min 30-dages garanti returnerer jeg skærmen jeg købte den 7. marts 2011 til 373,89 dollar. Vedlagt er en kopi af kvitteringen." Send ikke originale kopier af kvitteringer eller andre dokumenter.
Brug det tredje afsnit til klart at angive dine forventninger. For eksempel: "Da brødristeren ikke udfører som angivet af producenten, forventer jeg en fuldstændig og øjeblikkelig tilbagebetaling på 47,83 $ plus porto, jeg har betalt for brødristerens retur. Jeg vil vente fire uger til dit svar. Hvis jeg ikke hører fra dig vil jeg kontakte Better Business Bureau."
Tips
-
Indtast dit navn, adresse, telefonnummer og e-mail-adresse. Skriv korte afsnit og hold længden af brevet til en side. Spørg en betroet ven eller relativ til at korrekturlæse dit brev. Ud over at kontrollere stave- og grammatiske fejl, skal hun sikre sig, at tonen i brevet er passende.
