Uanset om du kører en velgørenhed, kaster den årlige ferie fest eller starter et nyt træningsprogram og har brug for en konsulent, opfordring breve er et primært instrument til at tiltrække hjælp. Forretningsopkaldsbrev bør være pegede og koncise, der indeholder alle de relevante oplysninger, din modtager skal træffe beslutning om og handle. Derudover skal du kende solicitation lov i dit område for at sikre, at alt er overbord.
Identificer målet med dit brev. Søger du donationer eller søger et tilbud på et kontraktjob? Ophavsbreve er ofte ansat af enheder som velgørende organisationer, der søger donationer eller virksomheder, der søger citater fra potentielle udbydere til en bestemt begivenhed, initiativ eller program. Lav en omfattende liste over relevante enheder, som du ønsker at sende brevet til, og sørg for, at de opfylder kriterierne for de tjenester, du søger.
Skitsere de relevante detaljer. For at få det bedste svar skal dit brev indeholde specifikke henvisninger til de tjenester, du søger. Disse detaljer omfatter datoen og tidspunktet for arrangementet eller projektet og de påkrævede opgaver. Brevet skal også udtrykkeligt anmode om et pristilbud fra modtageren til at udføre de ønskede opgaver. Hvis det drejer sig om en indsamlingsindsats for en velgørende organisation, skal du være gennemsigtig over, at du beder om penge. Du bør også illustrere den minimale eller standardmæssige donation, du forventer. Hvis du ikke har en mindste donation, kan du også medtage disse oplysninger.
Tilføj fordele. Fortæl virksomheden, i brevet, hvilke fordele han vil få fra hans deltagelse i din indsats. Fordele kan omfatte en form for reklame for hans virksomhed eller organisation eller offentlig anerkendelse af hans gerninger. Inkluder hvilken type reklame dette vil være, hvor det vil blive vist, og for hvilken tidsramme.
Gør prosa klart. Brevets indhold og styling skal være klart, koncist og respektfuldt. Undgå blomstrende sprog og akavet sætning og stykke struktur. Respekter det faktum, at din målgruppe er optaget og vil gerne læse materialet med effektivitet og lethed.
Vær opmærksom på lokale henstillingslove. Mange stater har love om udbud af forretninger eller penge. For eksempel kan en velgørende organisation blive forpligtet til at registrere sig formelt med staten, inden der kan sendes breve af denne art. Keen opmærksomhed på disse spørgsmål vil ikke kun få dit projekt i gang lovligt, men vil også spare dig for betydelige hovedpine med statslige og lokale embedsmænd. Begynd med din statskompetentkontor for at fastslå dine rettigheder og ansvar.
