De fleste regnskabssystemer tilbyder A / P (betales) ældningsrapporter for at hjælpe ledere med at kontrollere de nuværende forpligtelser. Denne rapport viser, hvad en virksomhed skylder, til hvem og hvor længe. Når kontanter er stramme, er det almindeligt at planlægge regningsbetalinger i henhold til, hvornår de skal betales og ikke betale alle regninger på samme tid.
Betydning
En A / P-aldringsrapport hjælper ikke kun virksomheder med at styre pengestrømme, men giver dem også mulighed for at drage fordel af tidlige betalingsrabatter. Denne populære rapport indeholder detaljerede oplysninger, som ledelsen kan bruge til at identificere fejl og uoverensstemmelser. Summen på en aldringsrapport repræsenterer normalt en virksomheds samlede løbende ansvar og skal svare til den balance, der skal betales i hovedboken. For eksempel, hvis en aldringsrapport viser, at 200 kr. Skyldes, skal dette beløb også være i hovedbogen. Hvis det ikke er tilfældet, er det nødvendigt med forskning for at identificere problemer og rette dem.
Formater
Aldring rapporter kan udarbejdes af sælger, faktura datoer, betalings datoer og andre formater. Den mest almindelige stil viser leverandørnavne til højre og fire kolonner med navnet "inden for 30 dage", "mellem 30 og 60 dage", "mellem 61 og 90 dage" og "over 90 dage". Tal placeres inden for disse kolonner afhængigt af, hvor længe en regning er udestående.Normalt indeholder denne rapport en "total" kolonne til højre, hvor alle kolonneantal er tilføjet og et samlet ansvar beregnes
Analyse
Udover at sikre, at regninger betales til tiden, bruger ledere A / P-aldringsrapporten til at analysere pengestrømme og hvordan passiverne korrelerer med varebeholdninger og omkostningerne ved solgte varer. Nøgletal kan være nyttigt i analysen, som f.eks. "Payday" -forholdet, som beregnes ved at dividere de gennemsnitlige konti, der skal betales af kostprisen for solgte varer pr. Dag. Når dette forhold er for lavt eller for højt, er det tid til at analysere aldring og finde områder, der kan forbedres.
Overvejelser
For aldrende rapporter til at give meningsfuld information, skal data, der er indtastet på kontosystemet, være nøjagtige. Sørg for, at tidligere perioder er lukkede for at forhindre udstationering af poster i forkerte perioder tidligere. Se også efter dubletter i hovedafgiften til betalingskonto, et fælles problem på dette område, hvor en leverandør måske er blevet indtastet mere end én gang. Nogle systemer giver mulighed for, at leverandører hurtigt kan smeltes sammen og korrigere duplikering af registreringsproblemer. Brug denne funktion, hvis den er tilgængelig, fordi alternativet er at overføre data manuelt, hvilket ikke er en effektiv proces.
