Ofte i erhvervslivet er det nødvendigt at sende et vigtigt firmakommuniké til en gruppe mennesker, informere dem om ændringer eller revisioner af firmaets politikker og procedurer. Hvis disse mennesker tilhører en formel gruppe, er der en række muligheder for at adressere et brev til dem.
Adressere en gruppe i en bogstav
Brug det officielle udpegede navn til gruppen, hvis gruppen er formelt organiseret og anerkendt af det pågældende navn. Hvis gruppen for eksempel er Døtre af den amerikanske revolution, er det helt korrekt at adressere brevet til gruppen ved hjælp af "Dear Daughters of the American Revolution." Dette er den mest formelle måde at anerkende, at oplysningerne i brevet er for forbrug af den fulde gruppe. Det er imidlertid tvivlsomt, at brevet selv vil blive delt med gruppen som helhed, men snarere dets officerer og ledere.
Det er også acceptabelt at henvende sig til gruppen ved deres kollektive titel, idet man går ud fra betegnelsen "Kære". Du kan starte et brev med "Til alle kontoadministratorer" eller "Til natskiftetilsynsførere."
Hvis gruppen er en, hvor du vil henvende dig til en person, hvis titel og navn er ukendte, er det hensigtsmæssigt at bruge hilsen "Til hvem det kan bekymre." Mens denne sætning forudsætter, at den er beregnet til en person, er det passende at bruge, når du adresserer en gruppe. Denne hilsen, når den er korrekt og hensigtsmæssig, mangler den myndighed, der kommer fra at adressere et vigtigt brev med den korrekte kontaktpersonens navn og titel.
Brug en simpel betegnelse som "Distribution" eller endda "See Distribution" i feltet "Til" i et forretningsmemorandum, især hvis brevet er en intern. Navnene på alle personer på distributionslisten skal udfyldes fuldstændigt i brevet, normalt som en del af sidefoden. Denne liste kan organiseres alfabetisk eller efter organisationshierarki med de øverste leders navne opført først i rangordre, efterfulgt af en alfabetisk liste over alle underordnede.
Indtast navnene, titlerne og adresserne på alle berørte parter, hvis gruppen er lille og ikke er forbundet med tilknytning til et enkelt selskab. Denne metode er en af bekvemmelighederne for modtagerne af brevet, som er forsynet med en praktisk referencevejledning til alle parter i et enkelt kommuniké.
