Selv med telefoner og internettet er det stadig nogle gange nødvendigt at sende et gammeldags brev til forretningsformål. Opdatering af din virksomheds konto records med et brev er effektiv, da bogstaver er mindre tilbøjelige til at blive glemt (som telefonopkald) og mindre tilbøjelige til at blive ignoreret (som e-mails). De giver også et praktisk papirspor. Hvis du har brug for at opdatere dine optegnelser med et brev, skal du følge et par tips for at sikre, at du dækker alle dine baser.
Elementer du skal bruge
-
Computer
-
Printer
-
Papir
-
kopimaskine
-
Kuvert
-
Frimærke
Adress brevet til den rette afdeling for at sikre, at den korrekte person modtager dine opdaterede oplysninger. Hvis du for eksempel ændrer dit tjekbog eller betalingskortnummer, skal du henvende dig til dit kontoudsted. Hvis du ændrer din adresse, skal du henvise til dit brev til "kundeoptegnelser". Hvis du er usikker på, hvilken afdeling der skal håndtere din anmodning, skal du ringe til virksomheden og spørg, inden du adresserer dit brev eller se op på informationen på virksomhedens hjemmeside.
Medtag datoen øverst på brevet, både for firmaets optegnelser og dine egne personoplysninger. Hvis du for eksempel anmoder om, at dine tjenester annulleres eller nedsættes på et bestemt tidspunkt, og virksomheden ikke behandler din anmodning rettidigt, har du grund til manglende betaling, fordi du har en kopi af din daterede forespørgsel.
Medtag dit kontonummer. Dette vil hjælpe den person, der behandler din anmodning, at finde din konto og opfylde din anmodning hurtigere.
Medtag dine gamle oplysninger. Hvis du for eksempel flytter eller ændrer dit telefonnummer, skal du i brevet angive, "dette var min gamle adresse" eller "dette var mit gamle telefonnummer." Virksomheden kan få brug for disse oplysninger til at trække din konto op for at opdatere dine poster.
Medtag dine nye oplysninger. Skriv i brevet, "dette er min nye adresse" eller "dette er mit nye telefonnummer." Du kan muligvis sætte dine opdaterede oplysninger i fed skrift eller en større skrifttype, så den person, der behandler din anmodning, har en nem tid til at lokalisere oplysningerne.
Anmod om returkorrespondance. Bed om, at du bliver sendt et brev til gengæld, der meddeler dig, at dine oplysninger er blevet opdateret. Når du modtager dit bekræftelsesbrev, skal du holde det på et sikkert sted for dine optegnelser.
Lav en kopi af brevet, inden du sender det, bare hvis du skal sende det igen eller henvise det senere.
