Uanset om de sendes af postvæsenet eller via e-mail, følger forretningsbrev altid et bestemt format og stil. Efter formatet kommer til det punkt hurtigt og fortæller din læser om yderligere relaterede dokumenter, du har inkluderet som et CV, en underskrevet kontrakt eller kopier af betalte fakturaer. Detaljering vedhæftede filer i krop af dit brev og notere dem i bunden af dit brev er en professionel måde at hjælpe modtageren med at forstå, hvorfor du skriver og hvilke ekstra materialer du sendte.
Fortæl læseren, hvorfor du skriver
Et velskrevet forretningsbrev begynder med en enkelt sætning, der forklarer hvorfor du skriver. Fortæl modtageren, hvad og hvor mange dokumenter du vedhæfter, og hvorfor du inkluderer dem. Du skal begynde med sætninger som "Jeg vedlægger mit CV for stillingen som assistent manager" eller "Vedhæftet er en kopi af det brev jeg modtog bekræfter min seneste betaling."
Undgå at være for formel
Din brevskrivning skal ikke indeholde den meget mere formelle sætning "Venligst vedlagt …" Selvom det ikke er grammatisk forkert, bruges den form for skriftligt sprog hovedsagelig i akademiske tidsskrifter, officielle dokumenter og steder, hvor der kræves øget grad af alvorlighed. Som hovedregel skal du undgå alt for formel sprog i din dagligdags korrespondance og e-mails.
Tilføj bilag eller bilag under din signatur
I bunden af brevet efter signaturlinjen er det rette sted at liste vedhæftede filer. Hvis du sender email, dobbeltrum efter underskriften og derefter citere vedhæftningerne med en kort notation som "Vedhæftning: Genoptagelse til Jane K. Doe." Hvis du sender et brev via posttjenesten, vil du tilføje et notat, der kort beskriver den indeholder to linjer under signaturen. Du kan skrive ordet "enclosure" (Eksempel: "Enclosure: Månedlig markedsoversigt") eller brug den almindelige forretningsforkortelse "enc." ("Enc: CV for John K. Doe)
Yderligere tip til Business Email
Sådan navngives vedhæftede filer: Formatering er kritisk, når du sender en forretnings email. Filnavnet på vedhæftet fil skal være relateret til din email. Medtag dit navn, en kort beskrivelse af emnet og datoen for e-mailen. Hvis der er mere end en side til din vedhæftede fil, angiv det også.
Vedhæft billeder effektivt: Hvis du sender fotos, skal du sørge for, at du beskærer dine fotos for kun at vise, hvad der er relevant og i en lille eller mellemstørrelse, som hurtigt downloades på modtagerens computer eller enhed.
Vær sikker på at inkludere alt: Før du forsegler konvolutten eller tryk på send-knappen, skal du sørge for, at dine kabinetter er i konvolutten, eller at du har vedhæftet dine dokumenter til din e-mail. Mange rekrutterere og andre virksomheder kan kassere breve, der ikke indeholder de ønskede bilag. Det giver også indtryk afsenderen er skødesløs.
