Presiding over et møde kan gøre eller bryde din stigning til toppen af et firma eller din respekt niveau som en udøvende. Presiderende over et møde behøver ikke at være stressende, det kan være sjovt. Det er muligt at have glat sejlads på det næste møde, du styrer.
Send en email forud for mødet med angivelse af den ønskede dagsorden og emner, der vil blive dækket. Vær detaljeret og specifik om, hvor længe mødet vil vare, og hvor det vil finde sted.
Ankomme til mødet 10 minutter før resten af deltagerne er planlagt til at gøre det. Tag din tid med at fastlægge eventuelle nødvendige dokumenter, få en kop kaffe (eller anden drik for at holde din hals tørre ud, mens du taler) og placere dig selv foran på stuen.
Hils alle, når de kommer ind i lokalet, ryster hænder og får øjenkontakt. Indstil dem til tildelte pladser, hvis dette er nødvendigt.
Udnævne nogen til at tage noter eller minutter af mødet.
Åbn mødet med en hurtig introduktion, der står på forsiden af bordet, kontor eller mødelokale, hvor mødet finder sted. Gå over det foregående møde minutter og bede om godkendelse. Når du har godkendt, skal du rette spørgsmål til dags dagsorden, inden du fortsætter.
Start dialog eller orientering om det første emne. Tillad andre at reagere, tilføje og diskutere. Hvis folk taler ud af sin tur, bedes de venligst respektere de andre i rummet og vente på at mundtligt illustrere deres point.
Bliv i kontrol. Når folk går på sporet om emnet ved hånden, pænt men kraftigt inddrager for at styre alle tilbage til det centrale spørgsmål. Hvis du tillader samtalen at afvise, vil den afspejle din evne til at præsidere over mødet.
Ved afslutningen af mødet står vi op og takker alle for at komme. Påmind dem om eventuelle opgaver, de har begået. Skub hænder om muligt, når folk forlader mødet.
