Sådan opretter du et virtuelt kontor. I et globalt miljø har arbejdspladser stort set ingen grænser for medarbejdere over hele verden. Med de stadigt stigende priser på fast ejendom er det virtuelle kontor blevet et attraktivt fænomen for mange forretningsfolk. Virksomheder kan være placeret på et bestemt sted, men medarbejderne udfører deres daglige kontorforhold fra forskellige steder som et hotel, en café eller et hjem.
Bestem en forretningsadresse til dit virtuelle kontor. Det kan være et postkasse nummer, eller du kan bruge en CMRA (Commercial Mail Receiving Agency) postkasse tjeneste for at få en corporate-lydende adresse.
Se på dine tilslutningsmuligheder. Der er flere at vælge imellem, om dets e-mails, mobiltelefoner, onlinefora, instant messengers, VoIP og meget mere.
Gør dit valgte sted til det virtuelle kontor klar til opsætning. Indret plads og skab en arbejdsstat som du gerne vil have. Sørg for, at der er nok plads til installation af nødvendig elektronik, f.eks. Computere, faxmaskiner og telefonlinjer.
Installer nødvendig software på dine computere afhængigt af dine behov. Nogle programmer er specielt designet til webkonferencer, præsentationer, mødeplanlægning og så videre. Det er også en god idé at vælge et pålideligt anti-virusprogram til beskyttelse af din pc mod onlinevirus.
Kontakt en telefonudbyder og få et moderne telefonsystem med en interaktiv voice response (IVR) facilitet til at hjælpe med at håndtere opkald uden at skulle være på stedet. Deres indbyggede teknologi leveres til en rimelig pris, og de opkræver kun for den faktiske brug.
Opret en intranet facilitet, der kun er tilgængelig for virksomhedens arbejdsgivere for at videregive oplysninger, vital kommunikation, filer og dokumenter eller gå ind i VPN, så det overførte materiale er fuldt fortroligt. Hold styr på, hvem der har adgang til databasen i din organisation ved at holde logfiler over adgang, exit og adgang til oplysninger.
Planlæg dine officielle møder med kolleger, kunder eller andre over en kop kaffe på et sted, der er godt for alle. Hvis alle dine kontakter ikke er i stand til fysisk at være der, kan du arrangere forbindelse via webkameraer, mobiltelefoner og instant messengers.
Sørg for, at dine medarbejdere regelmæssigt indsender tidsskemaer for at registrere deres arbejdstids antal. Se systematisk over disse tidsskemaer baseret på de estimerede timer, der kræves for specifikke opgaver, for at holde ikke-produktiv tid brugt i check.
Tips
-
En række forretningsapplikationer kommer i form af "suiter", der omfatter de fleste programmer, der kræves for at oprette et virtuelt kontor og endnu mere. Nogle af de populære suiter er Microsoft Office, Lotus, Corel og AppleWorks. Hvis du har budgettet, skal du sørge for, at dine medarbejdere har nødvendige udstyr som f.eks. Bærbar computer, Wi-Fi-mobiltelefon, VoIP og andet udstyr. Så kan du og din arbejdsstyrke forbindes effektivt.
Advarsel
Sikkerhedskopier dine data regelmæssigt for at undgå en fuldstændig nedsmeltning af din daglige virksomhed, hvis systemet går i stykker. Det kan faktisk være et mareridt scenario.
