Din evne til at kommunikere effektivt har direkte indflydelse på din succes på arbejdspladsen. Det er afgørende for dig at vide, hvordan man skriver og sender korrespondance, der er kortfattet og forståeligt. Forretningsmeddelelsen er et kort dokument, der adresserer en bestemt gruppe mennesker og fokuserer på et bestemt formål. Et velskrevet memo vil hjælpe dig med at kommunikere effektivt og opnå resultater. Ud over at skrive det korrekt, er det afgørende at sikre, at dit notat er sendt korrekt til de mennesker, der har brug for at læse det mest.
Udarbejde dit memo
Tænk over dit publikum. Før du begynder at komponere dit notat, skal du overveje uddannelsesniveauet og erfaringen hos de mennesker, som du kommunikerer med. Husk også dine modtagers behov. Nogle personer kan have brug for mere detaljerede instruktioner og specifikke, etablerede retningslinjer, mens andre kan få en meget generel information og derefter tage initiativ på egen hånd.
Brug korrekt header formatering. Brug standardforkortelser i "Date" -linjen. For "Til" skal du liste hver person, der modtager notatet ved navn. Brug ikke kælenavne. Brug for- og efternavne, og læg dem i rækkefølge enten alfabetisk eller efter stilling i virksomheden. For "Fra" -linjen skal du bruge dit for- og efternavn samt hvilken afdeling du er i, hvis det er relevant.
Vælg en emnelinje, der er specifik og informativ. Ofte sender folk notater med emnelinjer, der er vage og generelle. En specifik og præcis vil give modtagere en langt bedre ide om, hvad notatet refererer til. For eksempel vil en generel emnelinje læse "Møde", men en bestemt emnelinje kan sige "Salgsteam præsentation til fredags møde."
Åben med detaljerne. Spild ikke tid med chit-chat eller baggrund. Den første del af dit notat skal sige præcis, hvad du har brug for. Ved hjælp af eksemplet ovenfor af salgsteampræsentationen kan du måske åbne med: "På fredags møde vil salget holdes et diasshow med indtægter og gældsoplysninger for første kvartal."
Skriv dit notat, undgå passiv stemme. Et notat er designet til at dele information og anmode om hjælp, så du skal bruge en aktiv stemme. I grammatik og skrift betyder aktiv stemme, at genstanden for en sætning er aktiv - gør eller er noget - snarere end at have andre ting hændt for dem. Aktiv stemme ville læse som: "Salgsteamet vil præsentere et diasshow." En passiv tilgang ville blive formuleret som: "Vi vil gerne, at salgsteamet overvejer en præsentation af diasshow."
Skriv en konklusion. Din konklusion behøver ikke være kompliceret, men den bør opsummere de vigtigste punkter, der refereres til i notatet selv.
Rediger dit arbejde. Få ting er så pinligt som at sende et forretningsmemo og realisere bagefter, at du har forladt en stor fejlstavning lige midt i den. Prooflæse dit notat før du sender det, og ud over at foretage korrektioner fjerner du unødvendige ord. Hold dit notat kortfattet.
Send dit notat
Send dit notat. Hvis du sender det via inter-office mail, skal du sørge for at hver person, der er adresseret i notatet, får sin egen kopi. Ingen skulle nogensinde være nødt til at dele et notat med fyren i næste kabine.
Brug email, hvis det er en mulighed. Et e-mail-notat skal sendes til alle samtidig, men du vil måske blinde kopiere nogle af modtagerne. Hvis du sender email til dit notat, skal du sætte emnet i notatet i emnelinjen i e-mail-overskriften. Brug ikke søde eller farverige skrifttyper, billeder eller andre e-mail-tilføjelser.
Følg op, når du har sendt dit notat. Hvis der er en frist nævnt i notatet, skal du sørge for at tjekke tilbage med modtagere senere.
Tips
-
Sørg for, at dit notat følger ethvert selskabsretningslinjer vedrørende punktpunkter, afsnitafstand osv.
Advarsel
Hvis du bruger e-mail til at sende et notat, skal du dobbelttjekke, inden du trykker på "Send" -tasten. Du vil være forsigtig med, hvem der modtager proprietære eller fortrolige oplysninger via e-mail.
