Dokumentkontrolprocedurer behøver ikke at være komplekse. Faktisk tilføjer kompleksitet sandsynligheden for, at dokumentet ikke vil blive tilstrækkeligt refereret. Når det er sagt, er administration af information en af de vigtigste processer i enhver organisation. Tillid til elektronisk data korrespondance øger behovet for løbende at opdatere data kontrol og opbevaring procedurer. Manglende vedligeholdelse af passende dokumentkontrolprocedurer kan resultere i store finansielle risici. Heldigvis har forbedringer i dokumentstyringsteknologi og softwareprogrammer skabt en ny verden af bedste praksis.
Identificer kritiske processer
Tildel et team af tværfunktionelle ledere til at identificere dine mest kritiske processer i forbindelse med data og informationsstrøm. Spor hvordan dataene (e-mail, kundeundersøgelser, IRS-formularer osv.) Strømmer fra din kunde til dine databasefiler. Sammenlign hver data flow proces og identificer almindelige eller overflødige opgaver. Kortlæg alle informationsprocesser, lige fra e-mail til virksomhedens overholdelse, ved hjælp af et grundlæggende rutediagram.
Opret procedurer manual
Procedurer - for både software og papir - skal definere, hvordan dokumenter godkendes før og efter opdateringen. De skal også oplyse, hvordan du opdaterer og genbekræfter dokumenter. Adresse hvordan systemet vil identificere ændringer, dvs. ved udstedelsesdato eller skriftændringer. Sørg for at skitsere processen for at beslutte dokumentforældelse. Forstå hvordan man forhindrer "forældede" dokumenter at blive brugt.
Sikre funktionalitet
Sørg for, at dokumenter er tilgængelige for de rigtige personer, når de har brug for dem. Hvis du konverterer til et virtuelt system, skal du sørge for at omhyggeligt dokumentere, hvordan originaldokumentet bliver gemt, hvis det overhovedet. Endelig har du en backup løsning. Hvis du skifter til et automatiseret system, skal du bruge en pilotudrulningsstrategi. Efter fuld konvertering skal du vente tre måneder inden du ødelægger eller arkiverer papirdokumenter.
