Virksomheder skal give medarbejdere og uafhængige entreprenører indtægtsskemaer til at indgive selvangivelser. Medarbejdere modtager W-2-formularer og uafhængige entreprenører modtager 1099-MISC-formularer. Disse formularer kræver et navn, en adresse og et Federal Tax Identification Number, også kendt som et socialt sikkerhedsnummer for personer og arbejdsgiveridentifikationsnummer for virksomheder.Forhindre potentielle arkiveringsproblemer for alle parter ved at verificere TIN-oplysningerne om de former, du genererer. Offentlige søgeposter har forskellige ressourcer til at bekræfte TIN-ejere.
Internal Revenue Service
Non-profit søgning: IRS'en har et værktøj til at søge nonprofit-enheder kaldet Undtagelsesorganisation Vælg Check. Ved at indtaste en TIN, giver værktøjet nonprofitnavnet og sidst kendte adresseoplysninger. Det hedder også skattefritaget status, der identificerer enheder, der har mistet non-profit status. Arbejdsgivere bruger non-profit TIN detaljer, når der trækkes fra donationer såvel som ved udstedelse af 1099-MISC-formularer, hvis velgørenhedsenheden blev indgået for tjenesteydelser.
For-profit og individuel søgning: IRS har også en TIN-matchende tjeneste for virksomheder, der matcher individuelle eller erhvervsmæssige skatteoplysninger. Denne service matcher TIN-oplysninger med potentielle navnevariationer. Denne tjeneste fungerer kun, hvis du har et navn, der matcher TIN. Dette hjælper med at forhindre svindel af medarbejdere eller leverandører, der leverer unøjagtige oplysninger. Denne tjeneste er tilgængelig online og har øjeblikkelige resultater for søgninger på op til 25 navne. Store søgninger kræver 24 timer for batch-matching op til 100.000 TIN'er.
Securities and Exchange Commission
EDGAR-systemet er databasesøgningen, der opretholdes af SEC for registrerede virksomheder, der hæver $ 1 millioner eller mere. Virksomheder under denne tærskel er ikke forpligtet til at registrere. Dette system kræver, at søgepartiet har nogle selskabsoplysninger til at gennemføre søgningen. Der er ingen mulighed for at søge udelukkende baseret på TIN. Dette begrænser EDGAR-systemet, men det er en gratis ressource tilgængelig for virksomhederne.
Social Security Administration
Den Social Security Administration Numbers Verification Service fungerer på samme måde som IRS-systemet, men er eksklusivt til Social Security numre, som tjener enkeltpersoner og ikke forretningsenheder. En virksomhed kan bekræfte op til 10 numre med navne eller navnevariationer online straks gratis. Arbejdsgivere kan bekræfte medarbejderoplysninger inden indsendelse af W-2-oplysninger.
Ikke alle uafhængige entreprenører har etableret en formel forretningsenhed. Disse entreprenører er "forretningsmæssigt" som virksomhedsejere, der ofte bruger deres eget socialsikringsnummer i stedet for en separat TIN til erhvervsmæssige formål. Den Social Security Administration Numbers Verification Service bekræfter oplysninger i disse situationer.
Yderligere fejlfinding
Det er muligt at få afkast på afkastet, hvis TIN-oplysningerne er forkerte. Hvis databasesøgninger undlader at give den ønskede TIN-verifikation, fejlfindes eksisterende virksomhedsregistre. Dette kan være tidskrævende, men succesfrekvensen stiger med mere information.
Start med gamle selvangivelser og beskæftigelseskort. Cross-reference TIN med tidligere medarbejder- eller sælgeroplysninger. Match hver TIN med oplysningerne på Form I-9, når medarbejderen eller sælgeren blev ansat. Ring til personen eller sælgeren og forklare problemet med verifikation. Anmod om opdaterede oplysninger såsom kopier af Social Security-kort til korrekt oparbejdning.
