Sådan forbereder du på en forretningsrejse

Forretningsrejser er afgørende for at holde en virksomhed blomstrende. At rejse til forskellige steder for at deltage i konferencer eller endda bare for at møde gamle og nye kunder er blot nogle af grundene til, at folk går i gang med forretningsrejser. For at få en vellykket forretningsrejse er det vigtigt at planlægge klogt.

Elementer du skal bruge

Datobog eller tidsskrift
Kontaktliste eller adressebog
Bærbar
PDA
Mobiltelefon
Flash-drev, compact disks eller disketter
Konference- og mødelokaler

Planlæg forud. Når du har fastlagt datoerne for din forretningsrejse, er det nødvendigt at planlægge dig videre. Ofte foretages en forretningsrejse på et sted længere end dit lokale hub. Reserve dine rejsebureauer, som kan omfatte flybillet, hotel og bilreservationer måde i avanceret. Hvis du planlægger at deltage i store konferencer, der helt sikkert vil være til stede af mange mennesker fra forskellige dele af kloden, skal du sørge for, at du gør disse måneder i forvejen, så du stadig kan få en bekræftelse for rejsebureauerne samt konferencen sig selv.

Indstil mål før du tager afsted til din forretningsrejse. Hvad vil du opnå, når du ankommer til din destination? Du vil være så produktiv som muligt i meget kort tid. Tidsstyring er nøglen til at sikre, at du opfylder dine mål.

Indstil aftaler. Forretningsrejser koster virksomheder penge til at betale for rejsebureauerne samt mad. Gør det værd ved at ramme mere end en fugl med en sten. Prøv at planlægge nogle aftaler for at møde dine kunder, leverandører og andre vigtige forretningsforbindelser. Hvis du har medarbejdere, der rapporterer til dig på samme sted, hvor du deltager i en konference, skal du prøve at møde dem personligt.

Opsæt opgaver og resultater inden du rejser. Hvis du selv kører en konference, skal du sørge for, at det udstyr, du bruger, f.eks. Projektionsskærm, projektorer og mikrofoner, er reserveret sammen med mødelokalet. Kontakt den lokale administrator i den afdeling, du besøger, eller det tekniske supportpersonale for at sikre, at du har et sted at gøre dit arbejde med de rette netværk og telefonforbindelser. Hvis der er visse opgaver, der skal udfyldes før din ankomst af nogle mennesker, der deltager i dit møde, skal du opsætte uger i avanceret for at give dem tilstrækkelig tid til at forberede eller udføre sådanne opgaver.

Send oplysninger fremad. Hvis du har dagsorden eller powerpoint-præsentationer til møderne, skal du sende dem via e-mail i forvejen. Forberedelse af dine deltagere på, hvad der skal diskuteres, vil give dem nok tid til at gennemgå materialerne samt forberede spørgsmål til dig til at svare. At gøre dette giver dig også mulighed for at gennemgå dine egne materialer og foretage nødvendige korrektioner forud for mødet, hvis det er nødvendigt.

Gør dig klar til din forretningsrejse ved at pakke din bagage med vigtige ting. Glem ikke at få nok af tøj til at bruge, især hvis du forventer at deltage i formelle middage; bringe et tøj, der passer til lejligheden. Medbring dine personlige effekter og toiletartikler, som du kan bruge, mens du er væk hjemmefra.

Medbring værktøjer: Glem ikke at medbringe din bærbare computer, PDA, adressebøger, tidsskrifter, mobiltelefoner, flashdrev, diske eller alt, hvad du ville forvente, at du skulle kunne arbejde. Vær forberedt ved at bringe filer gemt i et flashdrev, cd eller disketter. På denne måde, selvom din bærbare computer bliver beskadiget eller tabt, har du stadig dine dokumenter sikkert at bruge på andres computere.

Opdater kontakter. Forretningsrejser er også en mulighed for at opdatere dine kontaktlister. Tilføj nye kontakter til personer, du møder, mens du rejser og deltager i konferencer. Den person, der sidder ved siden af dig på flyet, kan have noget til fælles med dig. Bygg din netværksliste for flere fremtidige muligheder for din virksomhed og for dig.