Forretningsrejseudgifter er en af de mest kontrollerbare omkostninger i en organisation, og etablering af per diem-satser er en måde at holde disse udgifter på et rimeligt niveau. Virksomheder kan bruge amerikanske regeringsdata og anden industriforskning til at bestemme passende gennemsnitlige daglige omkostninger til rejsende måltider. Individuelle forretningsrejsende bør altid være opmærksomme på deres virksomheds interne politikker, når de spiser under rejsen.
Kilder
US Administration of General Services indstiller årligt pr. Døgn satser, der omfatter udgifter til mad og logi for rejsende på føderale myndigheder. Mange virksomheder anvender dette som vejledning, når de fastsætter deres egen per-dag eller acceptable refusionssatser for forretningsrejsende. Til måltidets omkostninger studerer General Services Administration flere tusinde restauranter hvert tredje til fem år for at oplyse sine satser og regelmæssigt anmelder anmodninger fra rejsende for at undersøge, om specifikke områder skal opdateres i mellemtiden. Som i denne artikels offentliggørelse ligger disse satser fra $ 46 til $ 71 pr. Dag til morgenmad, frokost og aftensmad. Tilsvarende etablerer US Office of Allowances måltider pr. Døgn for internationale byer. Andre kilder til indstilling af mad pr. Døgn omfatter Business Travel News, som pålægger en undersøgelse af restauranter hvert år for måltidsomkostninger i 100 vigtigste amerikanske forretningsrejsende byer. Disse satser tendens højere end General Services Administration s, som de tegner sig for måltider og cocktails på fornemme restauranter. Som i denne artikels offentliggørelse de gennemsnitlig omkring $ 85 om dagen.
Geografi
Uanset kilden har mad per diem satser tendens til at fluktuere efter geografi. General Services Administration, for eksempel, fastsætter en standard sats for de kontinentale USA, men fastsætter også separate satser i byer, der har højere måltid omkostninger. Store byer som New York, Chicago, Los Angeles og San Francisco forbliver på den højere ende af måltider pr. Døgn. I 2011 udgør gruppen for eksempel $ 71 for dagligt måltid og tilfældige omkostninger i disse byer sammenlignet med standardpriserne på 46 dollar. Second-tier byer bærer normalt mad per diem satser i midten af disse to ekstremer.
Overvejelser
Virksomheder har to generelle ruter, når de dækker personaleudgifter til fødevarer under rejsen: De kan enten indstille og udstede en per diem direkte, eller de kan refundere medarbejdere direkte for udgifter, der er afholdt under en rejse. Hvis de vælger at udstede per diems baseret på General Services Administration standarder, kan de vælge en forenklet "high-low" metode i stedet for at udstede per diems for hver enkelt geografi.I denne metode modtager højprisområder - større og nogle sekundære byer - en pr. Diem-sats, og alle andre områder får en lavere sats. Fordi regeringernes per diem-niveau i de fleste tilfælde ikke er tilstrækkelige til at dække dyrere måltider til executive-rejsende, vælger mange virksomheder simpelthen at refundere til måltidets omkostninger, selvom de ofte også udsteder caps informeret af per diem satser for at holde omkostningerne under kontrol.
Skatteoplysninger
Virksomheder, der bruger generaldirektoratets administrations gennemsnit pr. Døgn til mad og andre rejseomkostninger, får en fordel ved forenklet indberetning i overensstemmelse med skattelovgivningen for intern omsætning. Mens virksomheder, der refunderer, skal have detaljerede kvitteringer og andre data for disse ture, behøver de, der bruger godkendte per diem satser, kun at føre journaler over selve rejsen, ikke individuelle regningskvitteringer fra rejsen. Hvis du er selvstændig, kan du også bruge per diem satser for vejledning, når du fratrækker erhvervsmæssige udgifter fra dine skatter. Du kan fratrække en del af standardmåltidsgodtgørelsen, i almindelighed ca. 50 procent, som en udgift i stedet for at holde faner af hver enkelt kvittering.
