Kontorudstyr er ofte en af de største omkostninger ved enhver virksomhed. Denne omkostning forværres af, at udstyret slår ned eller går i stykker. Skrive et detaljeret forslag, der beskriver firmaets behov og officielt anmoder om, at udstyr købes fra selskabets budget, er en måde at erstatte disse elementer på. Et skriftligt forslag gør det muligt for flere medarbejdere at være ajourførte om virksomhedens behov og at træffe beslutninger baseret på vigtige oplysninger, såsom udstyrets omkostninger og fordel for virksomheden.
Vurder behovet. De fleste virksomheder har specificerede budgetter, der er endelige om, hvad de kan købe, og hvornår. Bestem virksomhedens sande behov ved at studere hvert enkelt udstyr og spørge om det kan repareres, om det vil vare yderligere seks måneder til et år, eller om det ville være dyrere at reparere kontra erstatte. Ethvert emne, som kan repareres eller det vil vare et stykke tid længere, skal markeres ud fra listen over nyt udstyr, der anmodes om.
Bestem virksomhedens gevinster. Hvad vil virksomheden spare, hvis udstyret er udskiftet nu? Hvad vil det få? Hvis du udskifter en stationær printer med en fritstående businessprinter, der kan udskrive flere kopier på en brøkdel af tiden, skal du liste denne som en gevinst, da den gemte tid er fordelagtig. Vær meget klar og præcis i at forklare, hvad hvert stykke udstyr vil bringe til virksomheden.
Forskning nyt udstyr. Kend og list prissætningen, specifikationerne, modeltyperne, forhandlerne og producenterne for hvert udstyr, du anmoder om. Vet, hvilke sælgere der har de varer til de laveste priser, og som er tæt på din placering eller har gratis forsendelse. Også kender eventuelle ulemper eller problemer, der kan være almindeligt forbundet med udstyret.
Skriv dit grove udkast til forslaget, herunder afsnit til en introduktion eller et resumé, mål eller mål, virksomhedens behov, virksomhedsgevinster eller fordele og omkostninger. Det kan også være nyttigt at angive en mulig tidslinje for indkøb. Ikke alle dele af udstyret skal købes straks.
Indtast dit forslag og være opmærksom på formatering. Sørg for, at alle overskrifter er modige og lineært. Stavekontrol dit arbejde ved hjælp af både computerens stavekontrolværktøj og ved selv at læse forslaget. For at sikre, at du ikke går glip af noget, skal du sætte dit forslag til side i flere timer eller dage, og derefter genlæse igen.
Advarsel
Hold dine anmodninger rimelige - hvis din virksomhed virkelig ikke har brug for en stor industriel model af udstyr, skal du ikke liste det.
Vær sandfærdig i dine vurderinger af det aktuelle udstyr. Læserne af dit forslag skal kunne stole på dine meninger.
