Korrekt kontormaskiner og udstyr hjælper virksomheder med at køre som olieolierede maskiner. Selvom hver virksomhed kan have bestemt udstyr bestemt af industrien, er der universelle teknologier til alle kontorområder. Hvert element arbejder sammen for at sikre, at opgaver kan udføres internt, hvilket kan spare tid og penge.
Computere
En computer kan betragtes som det vigtigste kontorudstyr. Internettet har gjort det muligt at forbinde folk rundt om i verden, og derfor er et veludstyret edb-system afgørende for at drive en virksomhed. Virksomheder kan vælge enten PC eller Mac-systemer, baseret på præference. Det vigtige er, at ét system er valgt til hele kontoret, hvilket giver mulighed for kontornetværk. Laptops er dyrere end desktops, og bruges ofte til at arbejde hjemmefra.
Kopieremaskiner og printere
Uanset om et kontor har brug for en kopimaskine i fuld størrelse eller bare en tre-i-en printer, bestemmes det af virksomhedens størrelse. De fleste store virksomheder har en kraftig udskrifts- og kopieringsbelastning og har brug for holdbarheden af en fuldformat kopimaskine, der kan udskrive eksternt og lave store kopier. Kopimaskiner af høj kvalitet kan være en nødvendighed, men det afhænger af virksomheden. Små virksomheder kan spare penge og købe en lille printer med kopierings- og scanningsfunktioner, hvis det er fastslået, at store mængder udskrifter ikke vil være en daglig begivenhed.
Faxmaskiner
Faxmaskinens rolle er faldet på kontoret med indførelsen af e-mail og scannere, men standardfaxmaskiner forbliver en kontorfacilitet. Faxmaskiner gør det muligt at sende dokumenter, i stedet for at vente på post. Standardfunktionerne på en kontorfaxmaskine kan variere efter virksomhed. Start virksomheder og de, der sender over 15 faxer om dagen, har ofte brug for en hukommelse med høj kapacitet og sendehastighed.
Telefonsystemer
Kontorer har telefoner, der ofte har flere linjer og opkaldsidentifikation. En højttalertelefon indstilling muliggør konferenceopkald. Selvom ikke alle kontorer har en sekretær, skal telefonsvarer sørge for, at kunderne aldrig hører et optaget signal. Disse er beskeder, der afspilles, når opkald kommer ind på kontoret og giver opkaldsindstillinger om, hvordan man leder opkaldet.
