Når du skriver en rapport, der skal præsenteres på et møde, skal du følge nogle grundlæggende retningslinjer, hvoraf de fleste har lært dig i skolen. For eksempel skal du være sikker på formålet med din rapport, du skal fokusere på en præcis defineret underemne, og du skal skrive med dit publikum i tankerne.
Kend på forhånd uddannelses- og arbejdsmiljø bag mødeledere. Dette hjælper dig med at vide, hvor meget af emnet du skal forklare. Forestil dig for eksempel at du udarbejder en rapport om antallet af ulykker ved visse bykrydsninger, der vil blive præsenteret på næste møde i Trafikkomiteen. Hvis tre af de fem udvalgsmedlemmer har baggrund i retshåndhævelse, behøver du ikke at forklare sætninger som "navigere en tur".
Husk din engelskspråklige lærers vejledning: Prøv ikke at tackle universet. Skriv om et mindre segment af dit hovedemne. Det gør din rapport lettere at forstå. F.eks. Kan fodgængersikkerhed være hovedfaget for en trafikundersøgelsesrapport, men din rapport er begrænset til en del af det pågældende emne - forbedring af sikkerheden ved to kryds.
Sørg for at give nok kontekst til din introduktion og konklusion. Det hjælper mødedeltagere med at forstå betydningen af dine forslag. Hvis din rapport f.eks. Anbefaler at ansætte hjælpepolitiører til at arbejde i kommunalretten, vil din introduktion forklare kommunens årlige kamp for at kompensere for stigninger i overarbejde betalt til politibetjente. Konklusionen vil gentage, hvordan dette forslag er blot en af mange, der kan hjælpe kommunen til at plugge huller i sit budget.
Lad betænkningens titel tyde på, om mødet er planlagt til at løse problemer eller give oplysninger.For eksempel, hvis en leder har kaldt mødet for at informere holdmedlemmer om, at sidste kvartals salg er steget, kan din titel være "Tredje kvartal salg: Virkningen af nye kundeserviceprocedurer."
Rapporter har som regel til formål at påvirke andres handlinger. Angiv den feedback du forventer - og fra hvem. Eksempelvis kan en skolens superintendents rapport om en stigning i prøveeksamener anbefale, at bestyrelsen godkender en beslutning, der omdanner et pilotstudium til en permanent.
