Fællesskabstjenesten er ædelt arbejde - men det ville ofte ikke ske uden det betydelige legwork, der foregår bag kulisserne. Organisering af en fællesskabstjeneste begivenhed er et mangfoldigt forsøg, og det er formandens ansvar at overvære alle detaljer. Advance planlægning er afgørende, idet alt indgår fra at fastsætte mål for at delegere opgaver. Hvis du adresserer en liste over komponenter i forvejen, øger du sandsynligheden for, at din begivenhed bliver vellykket.
Vælg en årsag. Mange typer projekter falder inden for samfundstjenesten. Nogle ideer omfatter projekter for at fremme miljøet, fremme sikkerhed, bekæmpe kriminalitet eller hjælpe de hjemløse.
Overvej den primære årsag til, at projektet er nødvendigt. Hvis du planlægger arrangementet på vegne af en organisation, skal du tage højde for, om arrangementet falder ind under den organisationsmæssige mission.
Sætte mål. Fastlægge projektets specifikke mål og sørg for, at de er målbare. Målbare mål vil hjælpe dig med at evaluere arrangementet efter det er overstået.
Design begivenheden. Vælg dato, klokkeslæt og sted. Så overvej hvad det ville tage - som en interessant højttaler, mad eller en unik aktivitet - for folk at overveje begivenheden sjov og værd.
Oversigt bemanding behov. Detailspecifikke opgaver og hvem vil udføre disse opgaver. Rekruttere frivillige til at udfylde disse stillinger.
Liste krævede ressourcer, materialer og forsyninger. I budgetlægningsøjemed skal du bemærke, om hvert element skal doneres eller købes. Hvis du donerer, skal du optage værdien in-kind.
Gennem enten skriftlig kommunikation eller personlige præsentationer, inviter potentielle partnere - som f.eks. Event sponsorer - at deltage i arrangementet. Del en overbevisende historie om, hvordan dit projekt vil påvirke samfundet positivt. Derefter forklare dem, hvad de kan gøre for at hjælpe.
Udfyld et foreslået budget med angivelse af alle forventede indtægter og udgifter. Inkorporere alle ressourcer, materialer og forsyninger fra din liste i udgiftsbudgettet. Vær sikker på at værdien af donerede varer afspejles i budgettet.
Fremhæv begivenheden. Kommuniser begivenheden gennem alle mulige midler, såsom pressemeddelelser, direkte mail, personlige invitationer, plakater, hjemmeside-meddelelser og gennem forskellige sociale medier. Enkel mund-til-mund er også meget effektiv til at få ordet ud. Sørg for at fremme begivenheden til områdeskoler (hvis det er relevant), fordi mange studerende er forpligtet til at udføre fællesskabstjenestetid og kan være villige til at deltage.
Udsæt en alternativ plan, hvis noget går galt - det gør aldrig ondt for at have en plan B. Beskriv mulige problemer (såsom dårligt vejr), der kunne hæmme en vellykket gennemførelse af projektet. Derefter formulere løsninger på disse problemer (såsom at flytte begivenheden inde).
Formulere en specifik handlingsplan. Skriv de specifikke trin for at bringe projektet til en vellykket gennemførelse. Vis planlagte datoer for hvert trin. Gennemgå trin for begivenhedens dag på en separat liste, da dette kan være den mest detaljerede og mest refererede liste under selve arrangementet.
