Virksomheder er afhængige af professionel, pålidelig kommunikation for at forblive rentabel og konkurrencedygtig på markedet. Medarbejdere kommunikerer med medarbejdere, ledere, kunder, leverandører, medier og relevante offentlige organer, så kommunikationsforstyrrelser kan have betydelig indflydelse. På trods af negativ indflydelse og professionel frustration er det afgørende at bruge passende sprog, når man reprimanderer en medarbejder på grund af manglende kommunikation.
Dobbeltjek
Mangel på kommunikation er en af de primære årsager, der er anført af medarbejderne, når de overgår til et nyt job på grund af frustration med ledelsen. Så før du udsteder en reprimand, tager du tid til at undersøge de pågældende situationer for at afgøre, om ledelsen eller andre medarbejdere deltog i kommunikationsnedbrydning. Det ville være en fejl at påtale en medarbejder om kommunikationsproblemer direkte forbundet med andre arbejdstageres handlinger.
Neutral Tone
Sprog, der bruges til at påtale en medarbejder for manglende kommunikation, skal forblive neutral. Når du starter disciplinprocessen, skal du opretholde en professionel tone snarere end at glide ind i vrede, frustration, fordømmelse eller sarkasme. Dette hjælper med at lette en effektiv diskussion, samtidig med at man undgår mulige juridiske problemer, hvis medarbejderen tager stilling til, at din reprimand krydsede acceptable grænser.
Forklaring
Det oprindelige sprog til reprimandende kommunikationsudfordrede medarbejdere bør begynde med at anmode om en forklaring ud fra deres perspektiv. Ved hjælp af dette inkluderende sprog trækker medarbejderen ind i processen og beder ham om at være ansvarlig for sine handlinger. En anmodning om forklaring kan sige: "Venligst redegør for de omstændigheder, der fører til din forsinkelse ved at kontakte vores værdsatte klient i tre uger, trods sine gentagne telefonopkald og e-mails."
Citing forekomster
Undgå brede, generelle udtalelser, når man reprimanderer en medarbejder til kommunikationsproblemer. Brug i stedet specifikke eksempler til at beskrive kommunikationsforbruget fra ledelsens perspektiv. Du kan f.eks. Nævne datoer for uopkaldte telefonopkald og e-mails, indgivne sene rapporter og specifikke klager indgivet af kunder, ledere eller leverandører. Fortæl, hvordan hver begivenhed medførte negative virkninger for virksomheden.
Konsekvenser
Udtryk skuffelse for medarbejderens mangel på kommunikation, men lad ikke være med på anklager eller kritik. Flyt direkte ind i de umiddelbare konsekvenser af medarbejderens valg til en mere effektiv berøring. For eksempel kan du midlertidigt reducere medarbejderens ansvar og privilegier, så hun har ressourcer eller motivation til at tilpasse hendes adfærd. Ved tildeling af konsekvenser skal du holde fast ved disciplinære muligheder beskrevet i din virksomheds håndbog for at undgå afgifter på uretfærdighed eller overdreven disciplin.
Handlingsplan
Flytt beskyldningen til mere positivt område ved at udvikle en handlingsplan sammen med medarbejderen til at løse sine kommunikationsproblemer. Dette kan omfatte at udvikle en plan til at reagere på e-mails inden for to arbejdsdage for ikke-presserende mail, eller hvad tidsrammen forekommer fornuftigt for din virksomheds kultur og industri. Handlingsplanen skal også skitsere fremtidige disciplinære tiltag, der vil finde sted, hvis manglen på kommunikation fortsætter.
