Enhver arbejdsgiver har en moralsk og juridisk pligt til at beskytte virksomheden og dets ansatte både fra ulovlig forseelse og fra handlinger, der skaber et fjendtligt arbejdsmiljø. Gennemførelse af en undersøgelse, hver gang du modtager en klage eller har grund til at tro på, at en medarbejder er involveret i misbrug, er afgørende for at opfylde disse forpligtelser. Medmindre du har gyldige grunde til ikke at gøre det, er det et fælles første skridt, der informerer de involverede parter om, at en undersøgelse skal finde sted.
Internt Memo Format
Selv om du kan udarbejde brevet ved hjælp af et notat eller forretningsbrev format, er et notat mere almindeligt for intern kommunikation. Desuden kan titlen eller emnelinjen typisk i et notat gøre dette format mere effektivt. Udover titellinjen indeholder et notat også datoen, navnet på hver modtager og afsenderens navn og titel. Venstre juster og single-space hvert afsnit i et memohus krop og brug et dobbeltrum mellem stykker. Medtag særlige notater for at markere notatet som fortroligt og angive, om notatet indeholder eventuelle vedhæftede filer eller bilag.
Den anklagede medarbejder
Underrette den anklagede skriftligt inden undersøgelsen begynder. Undersøgelsesskrivelsen skal forklare påstandene så meget som muligt, herunder navne, datoer og omstændigheder. Beskriv undersøgelsesprocessen, identificer de lovlige rettigheder, som den anklagede måtte have og fortælle den anklagede, at han får chancen for at fortælle sin side af historien både skriftligt og under et personligt interview. Fortæl personen om, hvorvidt det er "forretning som sædvanligt" eller om hans rolle eller jobopgaver kræver ændringer, indtil undersøgelsen er afsluttet.
Afventer undersøgelsesmeddelelse
Medtag medarbejderens nærmeste vejledende og afdelingsleder i en første anmeldelse. Brevet skal forklare arten og omfanget af den igangværende undersøgelse. Herudover bør brevet redegøre for, hvilke skridt der skal træffes inden undersøgelsen begynder, såsom regnskabsføring og sikring af forretningsmæssige aktiver og ejendom eller ændring af medarbejderens opgaver. Endelig skal brevet angive, om ledere og ledere vil deltage i undersøgelsen, og i så fald definere specifikke roller og ansvar.
Undersøgelse Interview Letters
Brev skal også gå til alle, du planlægger at interviewe, da undersøgelsen fortsætter. I modsætning til en ventende undersøgelsesmeddelelse, som kan omfatte mere end én modtager, skal interviewmeddelelser imidlertid indeholde en enkelt modtager i adresselinjen, uanset hvor mange breve du sender. Brevet skal ikke indeholde specifikke detaljer, men i stedet angiver blot, at medarbejderen kan blive interviewet som en del af en igangværende undersøgelse. Angiv navnet på den person, der skal gennemføre interviewet og indstille en forventning om fuldt samarbejde. Desuden skal brevet anføre, at notatet er fortrolige oplysninger og ikke egnet til inter-office diskussion.
