Få situationer er mere ubehagelige end at skulle fortælle en medarbejder eller en kunde, "Nej". Forretningsfolk føler ofte, at afvisning af at overholde anmodninger skaber dårlige følelser om dem og virksomheden, hvilket kunne påvirke det fremtidige salg. Endnu værre, når en klient eller medarbejder appellerer til en beslutning, må du måske finde dig selv at sige nej ikke en gang, men to gange. På dette tidspunkt er forfatteren bekymret for den korrekte tone til brug og hvor meget information der skal afsløres, for at korrespondancen ikke forårsager yderligere henvendelser eller endog retlige handlinger.
Få et stykke firma brevpapir til brug for dit svar. Et svar på en appel repræsenterer det endelige ord på sagen, og ved hjælp af officielle brevpapir er det med til at formidle indtryk af myndighed.
Indtast datoen, spring over et mellemrum og skriv modtagerens fulde navn og adresse.
Spring over et andet rum, skriv "Kære Mr./Ms.(insert navn)" efterfulgt af et kolon. Hvis du føler at speciel fasthed er nødvendig, udelad "kære" og skriv blot modtagerens navn. Spring over et andet rum.
I første afsnit skal du straks fortælle modtageren, hvis hendes klage gives, og forklar kort hvorfor hun modtog hendes anmodning.
Hvis du ikke giver appellen, takker modtageren for hendes interesse for din virksomhed eller for hendes hårde arbejde, og i slutningen af stykket giver hende de dårlige nyheder. Ved at positionere de dårlige nyheder i slutningen af stykket kan du mulighed for at blødgøre blæset først, hvilket hjælper med at bevare modtagerens goodwill. Forklar begrundelsen for at nægte anmodningen kort undgå at give så meget detaljer, at modtageren kan undersøge politikken og anden gætte dig.
Giv yderligere oplysningsoplysninger i andet afsnit. Hvis du nægtede appellen, lad hende vide, at din beslutning er endelig, og at sagen er lukket.
Skriv "Hilsen" eller "Med venlig hilsen" og spring over tre linjerum. Udskriv brevet og tegn over dit navn i blå eller sort blæk. Behold en kopi af brevet til dine optegnelser.
Send brevet med bekræftet mail for at beholde en oversigt over dit svar og bevise, at modtageren modtog brevet. Denne rekord kan være vigtig, hvis sagen går til retten.
