En vidensbase, der ligner en wiki, er en administreret samling af brugerindgivne artikler og informationer. Et databasetypeopbevaring er normalt dedikeret til et bestemt program eller en proces, og oplysninger kan indsendes af udviklere, teknisk supportpersonale eller slutbrugere. Den videnbaserede demokratiske karakter gør det muligt at vokse organisk og hurtigt, men gør også informationen vanskelig at vedligeholde og i værste fald ubrugelig.
Dynamisk samtale
Den største fordel ved en vidensbase er, at det giver en række brugere mulighed for at bidrage til videnbaserede resultater i levende dokumentation og skabe en dynamisk, relevant samtale. Også fordi de omfatter bidrag fra udvikling, teknisk support og slutbrugere, kan de, der foretager onlineforskning, udforske det samme problem fra flere forskellige synsvinkler, muligvis føre dem til en løsning, som de ikke selv ville have overvejet.
Inkonsekvente dokumenter
De forskellige skriftstile og vidensniveauer af bidragsydere resulterer ofte i et uensartet, ikke-standardiseret dokument, hvilket er en af de største ulemper ved en vidensbase. Redundans bliver reglen i stedet for undtagelsen, og de samme fejl kan tilføjes til vidensbase flere gange. Dedikeret vedligeholdelse er således påkrævet.
Også fordi en videnbase starter som en tom database, er det ikke hensigtsmæssigt at bruge som en primær kilde til dokumentation for ethvert nyt produkt eller en proces. En vidensbase kræver tid til at bygge som scenarier, og problemer opdages, løses og dokumenteres.
Fremtrædende Information
En videnbaseret demokratisk, organisk karakter betyder, at de vigtigste oplysninger sandsynligvis vil gøre sig fremtrædende, mens de mindre vigtige oplysninger vil blive begravet, idet viden baserer en naturlig sorteringsfunktion. Hvis der foreligger dårligt skrevet eller forkert information, kan andre brugere begrave det ved at erstatte det med bedre information eller kan markere den til sletning / anmeldelse af en administrator.
Arkiveret dokumentation
Gamle artikler tilbage i vidensbasen giver et automatisk arkiv af dokumentation for gamle versioner af produktet eller processen. Det naturligt dannende arkiv er en fordel af vidensbaser. Da nye versioner af produktet eller processen oprettes, kan vidensbasen omorganiseres eller genstartes for at arkivere de gamle oplysninger, samtidig med at de seneste oplysninger fremhæves prominente.
Løsninger
Dedikeret personale skal udnævnes til at tilbringe et par timer om ugen, der søger videnbasen for overflødige, forældede eller unøjagtige beslutninger og sletter dem efter behov. De bør trænes i brug af vidensbase og vide, hvordan man kan søge det effektivt, så de kan afgøre, om en artikel allerede eksisterer, før de bidrager med et duplikat.
