IRS kræver, at enkeltpersoner og virksomheder dokumenterer og rapporterer betalinger til andre personer og virksomheder i hele skatteåret på IRS Form 1099. 1099 hjælper IRS sporet skattepligtig indkomst, der udveksler hænder mellem mennesker og virksomheder, der ikke er i en arbejdsgiver-ansat forhold. U.S. lov kræver, at betalere skal overholde specifikke krav, når de distribuerer 1099s hvert år.
Forms
Betalere skal indhente en IRS-formular W-9 fra hver enkelt betalingsmodtager, hvortil de betaler penge i hele skatteåret. Ved udgangen af skatteåret skal betalere udfylde formular 1099 og sende det til både betalingsmodtageren og IRS. IRS har en serie på 1099 formularer, der er beregnet til rapportering af specifikke typer af betalinger - herunder 1099-INT til rapportering af renteindtægter, 1099-DIV for udbytte, 1099-C for gældsafbrydelse, SSA-1099 for sociale sikringsydelser, 1099-MISC for diverse indtægter og en lang række andre former for forskellige former for betalinger. Desuden skal betalere udskrive og sende 1099'erne på en IRS-godkendt scannabel rød form, der kan opnås via et CPA-kontor. Modtagere kan også bestille formularerne på IRS.gov eller ved at ringe til 1-800-829-3676.
Tidsramme
Betalere har kun indtil den 31. januar hvert år for at sende 1099'erne til betalingsmodtagere. Betalere skal også indsende en kopi af alle 1099'er med IRS inden for den angivne tidsramme, der kan ændres fra år til år. For eksempel skal betalere indlæse 2011 skatteår 1099 med IRS senest den 2. april 2012, hvis arkivering elektronisk. Betalere, der ønsker at arkivere på papir, skal gøre det senest den 28. februar 2012. IRS tilbyder 30-dages udvidelser, dog for betalere, der sender Form 8809 inden forfaldsdatoen.
Grænseværdi
Betalere behøver ikke at sende eller sende 1099s for alle udgående forretningsmæssige betalinger. For eksempel skal de fleste betalinger, såsom arbejde udført af en uafhængig entreprenør, overstige en tærskel på $ 600 for skatteåret for at kræve en 1099. IRS gør dog en undtagelse for royalties, hvoraf betalte skal sende og sende 1099 for bare $ 10 eller mere i årlige betalinger.
Overvejelser
I 2010 vedtog kongressen en lov, der krævede udlejningsejere til at sende og sende 1099s til tjenesteudbydere og entreprenører til betalinger på 600 dollar eller derover for tjenester i forbindelse med forvaltning og vedligeholdelse af udlejningsejendomme. Men kun et år senere ophævede kongressen loven, som igen genindsatte gamle love, der ikke kræver udlejningsejere til fil 1099s.
Advarsel
Betalere, der savner deadline for arkivering og afsendelse af 1099'er, vil have en sen straf på $ 30, $ 60 eller $ 100 pr. Bødenes størrelse afhænger af omfanget af svaghed. Manglende overførsel af 1099'erne kan dog resultere i bøder på tusindvis af dollars. IRS opkræver også $ 50 for ikke at sende 1099'erne på det korrekte scannable papir.
