For at blive en industri leder eller endda bare at fremme i din karriere, skal du mestre kunsten at kommunikere, eller den proces, hvor enkeltpersoner interagerer, udveksler og fortolker betydninger. Det er nemt at formidle information gennem tomgangsløft. Effektiv kommunikation kræver færdighed og finesse. For at kommunikere effektivt skal du kunne præsentere ideer effektivt, overbevisende, klart og konsekvent.
Hvordan man mester kunst for kommunikation i erhvervslivet
Som en væsentlig kvalitet i erhvervslivet kan kommunikation gøre eller ødelægge din karriere. For at blive en industri leder eller endda bare at fremme i din karriere, skal du mestre kunsten at kommunikere, eller den proces, hvor enkeltpersoner interagerer, udveksler og fortolker betydninger. Det er nemt at formidle information gennem tomgangsløft. Effektiv kommunikation kræver færdighed og finesse. For at kommunikere effektivt skal du kunne præsentere ideer effektivt, overbevisende, klart og konsekvent. Kommunikation er kun vellykket, når både afsenderen og modtageren forstår indholdet i de fremlagte oplysninger på samme måde. Så hvordan kan du mestre kunsten at kommunikere?
Forstå de grundlæggende kommunikationsprincipper For det første skal du være klar over, hvorfor du kommunikerer og derefter kommunikerer din meddelelse uden misforståelser og forvirring deraf. Lessen hyppigheden af misforståelser med klar, præcis, præcis og velplanlagt kommunikation. Overvej dine mål, da du skal formulere det for at nå det. • Hvad vil du have dit publikum at huske? • Hvad vil du formidle? • Hvad vil du have din besked at opnå?
For det andet skal du vide, hvordan du sender informationen på en sådan måde, at den kan afkodes korrekt af modtageren. Succes i dette afhænger af både angivelsen af oplysningerne tydeligt, men også ved at foregribe og eliminere potentielle kilder til misforståelser. Nøglen: at kende dit publikum. Din besked bliver leveret til de enkelte medlemmer af publikum. Alle deltager i kommunikationsprocessen med egne ideer og overbevisninger, som uden tvivl vil påvirke hans forståelse af budskabet. Det er også vigtigt, at du forstår styrker og svagheder ved de forskellige kommunikationskanaler, som omfatter, men ikke er begrænset til, personligt, telefon, email og tekst. Sørg for at bruge den rigtige kanal til din besked. For eksempel giver lange henvisninger over telefonen sandsynligvis ikke den mest effektive rute. Ligeledes giver hverken negativ tilbagemelding via e-mail. Undersøg styrken og svaghederne i alle kommunikationskanaler i forhold til din besked for at sikre, at du vælger den kanal, som vil kommunikere budskabet bedst. Være modtagelig for feedback fra dit publikum, især når du kommunikerer personligt eller over telefonen. Vær opmærksom på både verbale og ikke-verbale reaktioner på din besked for at hjælpe med at måle om publikum har forstået meningen med de fremlagte oplysninger. En anden måde at øge dine kommunikationsevner i erhvervslivet er ved at fjerne eventuelle barrierer, der kan forårsage misforståelser. Potentielle hindringer for din besked kan være alt fra at være for langvarige, ved at bruge den forkerte kommunikationskanal, være uorganiseret i din præsentation af informationen ved at bruge dårligt verbalt og ikke-verbalt sprog, der tilbyder for meget information for hurtigt, ikke forstå publikums kultur og ikke præsentere en forenklet og kortfattet besked. Ud over disse generelle retningslinjer kan du finpudse dine kommunikationsevner ved at fokusere på mere generelle kommunikationsområder som at skabe effektive og lette første indtryk, formidle korrekt ikke-verbalt kropssprog, kommunikere effektivt verbalt, aktivt lytte og fokusere på at udvikle din skrivning færdigheder og lære den rette etikette til kommunikation gennem teknologiske kanaler.
Opret et varigt første indtryk Formålet med at skabe et varigt første indtryk er at skabe komfort, tillid og rapport med den person, du møder. Det tager kun et hurtigt blik, cirka tre sekunder, for nogen at vurdere dig, når du møder for første gang. Deres mening om dig er hurtigt dannet ud fra dit udseende, kropssprog, adfærd, manier og hvordan du er klædt. I erhvervslivet er det vigtigt, at du altid skaber et indtryk af professionel tilstedeværelse. Nogle nemme måder at lave et kraftigt og effektivt første indtryk på er følgende: • Lav venlig direkte øjenkontakt for at udvikle gensidig tillid. • Stå op og sidde lige op, da god kropsholdning skaber et øjeblikkeligt indtryk af kompetence og viser, at du er komfortabel i forretningssituationer. • Vedligehold øjenkontakt ved håndskakning og adresser personen ved navn. • Ankomme ti til femten minutter forud for den planlagte tid. • Kjole passende til mødet. Kend de traditioner og normer, som du ikke ønsker at dukke op i en kjole, når alle andre er klædt afslappet. • Vedligehold et rent og ryddeligt udseende. Lav en tredive sekunders hurtige check forud for mødet. • Smil med varme og selvtillid. • Vær høflig og opmærksom.
Første indtryk handler om at skabe en opfattelse af professionel tilstedeværelse for at skabe troværdighed. Brug dit kropssprog til at projicere passende selvtillid og selvforsikring ved at stå højt, smilende varmt for at sætte andre på ro og gøre venlig øjenkontakt, hilsen med et fast håndtryk, udvidelse af høfligheder til alle, projicere ægte entusiasme og nåde og ved at klæde sig passende.
Gentag din besked via ikke-verbal kommunikation Kun omkring syv procent af følelsesmæssig mening i en besked er sammensat af de egentlige ord og en anden otteogtredive procent kommunikeres gennem vores tone- og stemmebøjning. Dette betyder femoghalvfems procent af vores mening i meddelelser formidles gennem ikke-verbal kommunikation, som omfatter ansigtsudtryk, gestus og kropsholdning. Så selvom du måske siger en ting, kan dit krops sprog udtrykke noget helt anderledes. Kyndige fagfolk bruger ikke-verbale kommunikationsfærdigheder til at opbygge tillid og rapport med kunder og kolleger ved at holde deres kropssprog ensartet og kongruent med deres verbale budskab. At trives i erhvervslivet, du skal lære at ikke kun formidle din besked verbalt, men også ikke-verbalt. Brug ikke-verbal kommunikation bevidst og bevidst at gøre det til en kilde til magt og styrke i dine forretningsinteraktioner. Først skal du forstå dine ikke-verbale kommunikationsstyrker og svagheder, så nedbryd komponenterne og praktiser en effektiv, konsistent og naturlig udførelse, der begynder med øjenkontakt. Prøv at starte med følgende: • Undersøg din indgang i et værelse. Bemærkes du, når du indtaster et værelse? • Kan du tilbyde din hånd straks, når du møder nogen uanset race eller køn? • Gør du konstant øjenkontakt med andre, når du er i møder og i samtaler? • Har du tendens til at bevæge dig på en distraherende måde, der kan hindre en persons evne til at oprette forbindelse til dig? • Er de ikke-verbale signaler, du sender klart og i overensstemmelse med din besked? Eller er folk generelt forvirrede med, hvor de står sammen med dig? • Er du opmærksom på dine ansigtsreaktioner i forskellige situationer?
Vores fysiske tilstedeværelse er den ting, andre bemærker, når vi møder os, så sørg for at du udstråler energi, har korrekt kropsholdning, et fast håndtryk og gør venlig øjenkontakt. Lær at ikke bare beherske dit oprindelige kropssprog, men også dine reaktioner på andre såvel som at opretholde et uhyggeligt ansigt, når det er vrede. Endelig lærer du at matche og spejle ved at vedtage manerer og manøvreringer for den person eller personer, som du interagerer med.Matchende energiniveauer, ansigtsudtryk, toneangivelse, ordforråd og tempo er den hurtigste måde at opbygge rapport på i kommunikationsprocessen. Ikke-verbale signaler giver en sammenhæng for at fortolke det rå indhold i kommunikation, så du skal sikre, at din verbale og ikke-verbale meddelelse forbliver synkroniseret.
Reviv verbal kommunikation Ansigt til ansigt kommunikation vil altid være den bedste kommunikationskanal. Underskud aldrig værdien af taletone og følelser gennemført gennem kropssprog, især når man kritiserer nogen eller giver negativ tilbagemelding. Hvis du er uenig med nogen, mens dine ord kan udtrykke din uenighed, kan din tone, holdning og øjenkontakt samtidig udtrykke din værdi og respekt for den anden persons mening. Mens en telefonsamtale også er en bedre kommunikationskanal, falder den stadig langt væk fra ansigt til ansigt-interaktioner. Vi stoler på den rige gryderi af ikke-verbale tegn til at fortolke betydningen bag andres ord og møder fra ansigt til ansigt hjælper med at opveje potentielle barrierer, som kan misforstå den tilsigtede besked. Så hvis du nogensinde er i tvivl om, hvilken metode der skal bruges, er det altid den sikreste og mest effektive metode til at kommunikere med nogen ansigt til ansigt, at din besked kommunikeres effektivt. Hvis du har svært ved at udtrykke dig muntligt, kan du prøve nogle af følgende for at hjælpe med at skærpe dine verbale kommunikationsevner: • Se verbale interaktioner på dit kontor for at lytte til, hvordan enkeltpersoner præsenterer ideer til klienter, for at høre tonefrekvensen og stemmefleksionen, der bruges ved præsentationen ideer og hvordan forskellige punkter diskuteres. • Øv dig at udtrykke dine ideer til venner og familie og få dem til at kritisere dig. Sørg for, at du ved, om de forstod det, du forsøgte at formidle eller ej. • Få et deltids salg job for at hjælpe dig med at få tillid til at udtrykke dig selv og mundtligt kommunikere med andre. • Brug historier, citater og vittigheder til at hjælpe med at formidle din besked. • Organiser dine ideer på forhånd og forberede din besked. • Vælg dine ord med omhu. Tal specifikt, kortfattet og undgå uforsigtigt sprog. • Vær positiv i holdning og i ordvalg. • Brug levende sprog, eksempler, forbliver optimistiske og brug en række taletoner for at holde publikum engageret. • Tape dig selv for bedre at forstå din unikke kommunikationsstil.
Mastering verbal kommunikation udvikler personlig vækst samt forbedrer sig på forretningsforbindelser og interaktioner. Ord har magt til at skabe følelser og flytte folk til at tage den handling, du ønsker. Udnyt kraften i verbal kommunikation for at hjælpe dig med at nå dine karrieremål.
Vide kraften i aktiv lytning Mens du udtrykker dine egne ideer, er det vigtigt at kommunikere, at lytte til andre er lige så vigtig for at mestre kunstens kommunikation. En stor del af kommunikationen indebærer effektivt at lytte. Kun omkring 25-50% af det vi hører er faktisk husket, hvilket betyder at du skal gøre en bevidst indsats for ikke kun at høre ordene, som nogen siger, men for at forsøge at forstå den samlede besked, der formidles. Undgå at undervurdere tavshedens kraft. Fokusér din lytning ved ikke at tænke på, hvad du skal sige næste, men gør en bevidst indsats for at koncentrere dig mentalt og holde dig fysisk opmærksom. At blive en aktiv lytter tager tid, tålmodighed og praksis. Brug nedenstående elementer til at forbedre dine aktive lyttefærdigheder. • Fokuser din opmærksomhed på højttaleren. Pas nøje på deres ikke-verbale kommunikation. • Vis at du lytter gennem dit kropssprog, bevægelser, smil og lejlighedsvis nik. • Bekræft hvad den anden person siger med en lejlighedsvis nikkelse eller "uh huh". • Giv positiv feedback ved at omskrive det, der blev sagt, stille åbne spørgsmål eller periodisk opsummere. • Udsæt bedømmelsen, indtil højttaleren er færdig med at præsentere deres budskab. Afbryd ikke. • Lad ikke dine personlige filtre, forudsætninger, domme og overbevisninger forvrænge de oplysninger, du hører. For at afklare forståelsen skal du opsummere hvad der blev sagt. • Giv personen din uddelte opmærksomhed. Lad ikke dig selv blive distraheret af dit miljø.
Lytning er mere end blot at høre ordene bliver sagt. Aktiv lytning indebærer fokusering på taletone, ordvalg, ikke-verbalt kropssprog, stemmebøjning, ikke at hoppe til konklusioner og ikke forvrænge, hvad der siges af vores egne opfattelser. Aktiv lytning handler om at være objektiv og åben for, hvad nogen kommunikerer uden at tillade vores personlige overbevisninger at påvirke budskabet. Opbygge bedre forretningsforbindelser og reducere forholdskonflikt ved at forfinne din evne til at kommunikere gennem aktiv lytning.
Illustrér sondring gennem bemærkelsesværdig skrivning
Som en mere konkret form for kommunikation giver det skrevne ord mindre plads til fejl og fejl. I et teknologisk dygtigt samfund, hvor skriftlig kommunikation hurtigt bliver den foretrukne kommunikationsmetode, er det en vigtig færdighed at forfine at kunne kommunikere effektivt ved at skrive. På dagens arbejdsplads søger arbejdsgivere aktivt personer, der har evnen til effektivt at kommunikere gennem det skrevne ord. Så hvordan kan du polere dine skrivefærdigheder? • Undgå slangord. • Styr væk fra symboler og undgå klichéer. • Staver altid navne korrekt. • Hold sætninger korte og enkle. • Proofread, korrekturlæsning, korrekturlæsning. • Revidere dokumenter, indtil de er klare og koncise. Undgå eventuel fremmed information. • Sørg for, at dokumenterne er logisk organiseret. • Rediger din skrivning til ordvalg og afskedigelser. • Brug korrekt tegnsætning og ordentlig grammatik. • Forbedre dit ordforråd ved at bruge en ordbog til at slå op på betydningen af ukendte ord. • Læs hver chance du får. Jo mere du læser, jo mere udvider du dit ordforråd og øger din bevidsthed om effektiv skrift.
Lær at se skrivning som en færdighed, der løbende skal forfines gennem praksis og indsats. Øv effektiv skrivning hver chance du får, selv når du skriver enkle e-mails til venner og familie. Skriftlig kommunikation har en varig indvirkning og en permanent tilstedeværelse, så vær altid forsigtig med, hvad du kommunikerer ved at skrive.
Demonstrere korrekt etikette i teknologisk kommunikation Da det 21. århundredes arbejdsplads bliver mere forskelligartet og mere teknologisk dygtig, skal dine kommunikationsevner løbende forfines for at sikre karriere succes. Da den gamle ledelsesmodel for diktatur erstattes af deltagerstyring og større brug af teams, erstattes den gamle kommunikationsmetode, som favoriserer personligt eller stemme til stemme kommunikation, med upersonlige kommunikationsmetoder som e-mail, fax og voicemail. På trods af øget brug af teknologi til kommunikation og samtidig med at de giver en hurtig løsning til formidling af oplysninger, skal du huske på, at disse metoder giver større plads til misforståelser og konflikter. Prøv kun at kommunikere faktuelle oplysninger gennem disse kanaler. Reserver al kommunikation, der involverer følelser, der udtrykkes for personlige metoder som personligt eller over telefonen.
Tykke det hele sammen Eksempler på kommunikationsevner er nogle af de mest eftertragtede kvaliteter i erhvervslivet. Som Robert Kent, den tidligere dekan i Harvards handelsskole, opsummerede så tilstrækkeligt: "I erhvervslivet er kommunikation alt." Uden evnen til at kommunikere effektivt er vi ikke i stand til præcist at formidle beskeder, lade andre vide, hvad vi tænker eller føler, opbygge partnerskaber, motivere andre eller løse konflikter. Når du stiger højere fagligt, bliver kommunikationsfærdigheder kun mere afgørende for din succes. Vellykket at kunne kommunikere svarer til en vellykket karriere.
